داستان موفقیت پیاده سازی Bizagi در شرکت ManpowerGroup را در این مطلب بخوانید. 

 

تغییرات گروه من پاور

مشتری: گروه من پاور

صنعت: خدمات حرفه ای

محل: لیسبون، پرتغال

گروه من پاور یکی از بزرگترین شرکت ها در جهان است که با 400000 کارمند کار می کند و روزانه برای 600000 نفر شغل جدید ایجاد می کند.

پس از گسترش سریع کسب و کار، آنها زیرساخت IT را با یک سیستم دی پی ای که فرآیندها را خودکار می کند و کار اجرایی را 90٪ کاهش می دهد؛ جایگزین کردند.

بیزاجی به یک فلسفه تبدیل شده است – نه فقط یک سیستم – که تجارت و IT را به صورت موثر به هم متصل می کند.

                                                                                                روی دنیس، رئیس امور اداری و مالی ، من پاور پرتغال

اهداف

  • یکپارچه سازی تجارت، اگر در حال حاضر با رویکرد جزیره ای کار می کنید
  • جایگزینی سیستم آی تی جسته گریخته با راه حلی که سبب رشد کسب و کار می شود
  • افزایش بهره وری کارمندان
  • مستندسازی فرآیندهای کسب و کار
  • گرفتن تصمیمات تجاری در زمان درست
  • کاهش زمان برای تکمیل توافقنامه سطح خدمات

 

دستاوردهای استقرار بیزاجی

  • کل سازمان از BPMN برای هم راستا کردن پروژه ها استفاده می کنند
  • زمان فرایند عقد قرارداد 87.5 درصد؛ یعنی از 4روز به 0.5روز، کاهش یافت
  • زمان تکمیل توافق نامه سطح خدمات 95درصد؛ یعنی از 48ساعت به 2ساعت، کاهش یافت
  • 83 درصد از تصمیمات مربوط به اعتبارسنجی اکنون به صورت خودکار است
  • میزان کار با ایمیل و اکسل 90درصد کاهش یافته است
  • 3 فرآیند جدید در هر هفته اجرا شده است

 

بررسی اجمالی

گروه من پاور، سازمانی پیشرو در استخدام و مدیریت است که سالانه به میلیون ها نفر برای یافتن شغل کمک می کند.

این پروژه تحول، نمونه ای خارق العاده از نحوه مدل سازی اتوماسیون فرایند است که می تواند با خودکارسازی وظایف، به بهبود همکاری و رشد کسب و کار کمک کند.

 

چالش ها

گروه من پاور پرتغال، در زمان اوج بحران سومین شرکت بزرگ مالی شد، هنگامی که 4 خرید بزرگ انجام داد و در زمان کوتاهی اندازه سازمان بیش از 3برابر بزرگ شد.

این امر، بسیاری از فرایندها، روش ها و سطح بلوغ فن آوری در کل سازمان را با هم ترکیب کرد. برای روی دونیس، رئیس امور اداری و مالی میزان پیچیدگی در اجرا، حقوق و دستمزد و مدارک بسیار زیاد بود.

فرآیندهای کسب و کار مستند نشده بود و مسئول وظایف مشخص نبود. مهمتر از این، بسیاری از فرآیندها که قابلیت انجام خودکار را داشتند به صورت دستی انجام می شدند که این به معنای عدم استفاده درست کارمندان از وقتشان بود که این موضوع در تمام سازمان ها مصداق داشت.

چالش اصلی، یکپارچه سازی سیستم ها و فرآیندهای مختلف در یک زیرساخت مدرن فناوری اطلاعات بود. شرکت توانست داده های مورد نیاز نیروی انسانی را برای بهینه سازی فعالیت ها، گرفتن تصمیمات حیاتی کسب و کار و ایجاد رشد اقتصادی استفاده کند.


برخی از مشتریان و کاربران ایرانی بیزاجی


راه حل

روی شروع به جستجوی راه حل های مختلف برای کمک به مستندسازی و خودکار کردن فرآیندهای کسب و کار شرکت کرد. ولی پس از آنکه فهمید برخی از بخش ها به طور موفقیت آمیزی از Bizagi برای ثبت و نشانه گذاری فرآیندها استفاده می کنند او و تیمش تصیم گرفتند از پلتفرم کامل بیزاجی برای طراحی تحولات استفاده کنند.

 

ما فهمیدم بیزاجی پکیجی کامل است و با اختلاف بسیار نسبت به رقبا چابک است

                                                                      روی دونیس، رئیس امور اداری و مالی گروه من پاور پرتغال

 

اندازه ویژه پروژه تحول دیجیتال، در سیستم قبلی باعث شد روی به دنبال آزمایش رویکرد چابک در ساخت و اتوماسیون فرایندها باشد.

تیم از رویکرد 4مرحله ای “برنامه، انجام، نظارت، اقدام” استفاده کرد. این امر به آنها اجازه داد تا به سرعت راه حل هایی ایجاد کنند و سپس آن را تکرار کنند که سبب نشان دادن مزایای استفاده از فرایند و زبانی مشترک برای کل سازمان شد.

برای ارائه بستر Bizagi در من گروپ پرتغال، روی خواستار استفاده از تخصص شرکت WeMake ، شریک و متخصص بیزاجی که ارائه دهنده خدمات در پرتغال با تخصص در استقرار خودکارسازی فرایندهای دیجیتال است، شد.

اولین کاری که روی و تیمش انجام دادند، مکانیزه کردن فرایند اعتبارسنجی بود که این عمل قبلاً با استفاده از ایمیل و سپس با سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی انجام می شد. با کمک Bizagi و WeMake ، اعتبارسنجی در سطح سازمان جاری شد و به پیشنهادات تجاری در داخل بستر فرآیند مرتبط شد.

شرکت سپس الگوریتم خاص خود را ایجاد کرد که درخواست ها می توانستند در آن به طور خودکار اعتبار سنجی و منتشر شوند. امروزه  83درصد از تصمیمات اعتبارسنجی به صورت خودکار گرفته می شود که باعث آزادسازی زمان کارمندان برای انجام کارهای با ارزش تر می شود.

با کمال تعجب هنگامی که سازمان نتایج این پروژه را دید، پروژه های بیشتر و بیشتری در من گروپ پرتغال کلید خورد. رویکرد تیم در کسب بردهای کوچک روزانه به برقراری ارتباط مجدد بین ورودی و نتایج کمک کرد. در حالی که متحد کردن کسب و کارها و کارکردهای IT جول مفهوم و زبان فرآیند به عنوان پایه ای برای دگرگونی دیجیتال است.

 بیزاجی

نتایج استقرار Bizagi

من پاور گروه پرتغال اخیرا 3.5 میلیون وظیفه را در بیزاجی ثبت کرده است. اکنون همه فرآیندها ثبت و مستند شده اند. این امر سازمان را قادر ساخته است تعداد بیشماری نتایج قابل اندازه گیری در صرفه جویی در وقت و بهره وری ارائه کند. برای مثال:

  • استفاده از پلتفرم برای تحویل سریعتر راه حل ها
  • تمرکز بر بهبود همکاری کسب و کار و آی تی
  • هدف تحویل بردهای کوچک روزانه است
  • استفاده از رویکردهای توسعه چابک برای ایجاد پیشرفت های مداوم