اتوماسیون واقعی کسب و کار چیست؟

اتوماسیون فرایند

مکانیزاسیون و اتوماسیون کسب و کار مزایای زیادی دارد که متاسفانه کسب و کارهای ایرانی هم از این غافله عقب هستند و هم اینکه بعضاً مسیر را اشتباه رفته اند بطوریکه بسیاری این گمان را دارند که مکانیزاسیون و اتوماسیون کسب و کار به معنای استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری است. این در حالی است که کسب و کارهای پیشرو در دنیا معمولاً از نرم افزار BPMS یا سایر نرم افزارهای مشابه برای مکانیزاسیون فرایند استفاده می کنند.

استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری معمولاً منجر به استفاده از کاغذ کمتری میشود ولی مزیت های اتوماسیون واقعی را برای شما به ارمغان نخواهد آورد.

در ادامه چند نمونه از تفاوت های نرم افزارهای اتوماسیون اداری یا همان گردش مکاتبات با نرم افزارهای BPMS را برخواهیم شمرد.

  • گردش کار و فرایندها در نرم افزارهای اتوماسیون اداری بصورت گردش کارهای موردی است. به این معنی که با ایجاد سطح دسترسی در نرم افزارهای اتوماسیون اداری، هر شخصی به شخص دیگر میتواند نامه ارجاع دهد درحالیکه این موضوع بر خلاف منطق فرایند و نرم افزارهای BPMS است. یعنی در نرم افزارهای BPMS وقتی شخصی فرمی را تکمیل کرد، دیگر نیاز نیست نفر بعدی را بصورت دستی مشخص کند و نرم افزار BPMS بر مبنای فرایند، نفر بعدی تعیین شده و کار برای وی ارسال می­گردد. البته الگوهایی برای تخصیص کار بصورت موردی و دستی در نرم افزارهای BPMS نیز وجود دارد لیکن، تعداد کارهای موردی نباید خیلی زیاد باشد بلکه نفر بعدی توسط فرایند و سیستم مشخص شده باشد. این موضوع در سازمان های بزرگ که تعداد نفرات زیادی در ان مشغول کار هستند، منابع قابل توجهی از سازمان را درگیر خواهد کرد.
  • چنانچه بیشتر گردش کارها در یک کسب در پلتفرم اتوماسیون اداری باشد، کسب و کار نخواهد توانست از داده های رسوب کرده در پایگاه داده نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده مفید کرده و این اطلاعات را به اطلاعات و دانش تبدیل کند. علت اصلی این است که پلت فرم اصلی گردش کارها در نرم افزار اتوماسیون اداری نامه بوده و بعضاً این نامه ها به عکس یا پی دی اف تبدیل خواهند شد و امکان استخراج گزارشات و داشبوردهای مدیریتی از این نوع اطلاعات به سختی امکانپذیر است. این موضوع در نرم افزارهای BPMS به اینصورت نبوده و کلیه اقلام اطلاعاتی به صورت فیلدهای قابل دسترسی در پایگاه داده BPMS ذخیره و ایجاد می شوند.
  • در نرم افزارهای BPMS و بر اساس مدل فرایندی کاربر بعدی در فرایند مشخص است ونیازی نیست تا کاربر فعلی، نفر بعدی را انتاب کند و این کاملاً منطبق با منطق فرایند است در حالیکه معمولاً در نرم افزارهای اتوماسیون اداری، کاربر فعلی باید مخاطب و کاربر بعدی را تعیین کند. این موضوع می تواند منجر به بروز خطای انسانی و یا صرف زمان برای تعیین کاربر بعدی باشد. گفتنی است شاید این مقوله در کسب و کارهای کوچک که تعداد پرسنل کمی دارند محلی از اعراب نداشته باشد لیکن در کسب و کارهای بزرگ و متوسط قطعا دارد.
  • بیشتر شرکت های فروشنده اتوماسیون اداری ماژول فرم ساز و گردش کار در نرم افزار خود قرار داده اند لیکن فرم ساز ها و نرم افزارهای گردش کار کیفیت لازم را برای اتوماسیون و مکانیزاسیون فرایندهای کسب و کار دارا نمی باشند. در خصوص تفاوت نرم افزارهای گردش کار و نرم افزارهای BPMS در بخش قبل توضیحات کاملی ارائه شده است. فرایندهای قابل پیاده سازی در فرم سازها، ساده و خطی هستند و چنانچه فرایندهای سازمان دارای پیچیدگی باشد، باید از طریق کدنویسی اقدام به پیاده سازی آنها نمود. از طرفی همه میدانیم که فرایندهای جاری در سازمان ها فرایندهای ساده و خطی نیستند و از پیچیدگی هایی برخوردار هستند.
  • فرایندهای اصلی در نرم افزارهای اتوماسیون اداری شامل نامه های وارده، نامه های داخلی و نامه های صادره هستند. سایر قابلیت های موجود در نرم افزارهای اتوماسیون اداری جزء کارکردهای اصلی اتوماسیون های اداری محسوب نشده و قابلیت های جانبی به شمار می روند. با در اختیار داشتن نرم افزارهای BPMS کسب وکارها می توانند این سه فرایند را در این نرم افزارها پیاده سازی کنند.

در انتها پیشنهاد می شود برای درک بهتر این شکاف ایجاد شده بین کشور ما و کشورهای توسعه یافته، در محیط گوگل ترند دو عبارت  web Office و office automation که معادل اتوماسیون اداری است را سرچ کنید و با عبارت BPMS مقایسه کنید. البته محدوده جستجو را کل دنیا در نظر بگیرید. همین مقایسه را با دو عبارت اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت فرایند یا نرم افزار BPMS انجام دهید و محدوده را ایران انتخاب کنید. نتایج جستجوی این عبارات در ایران با دنیا قابل مقایسه نیست. جستجوی دو عبارت  web Office و office automation که معادل اتوماسیون اداری است در دنیا نسبت به BPMS بسیار کمتر است درحالیکه این نسبت در ایران کاملا معکوس است. یعنی جستجوی عبارت اتوماسیون اداری در ایران در مقایسه با BPMS بسیار بیشتر است.

مقالات

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نیاز به مشاوره دارید? با ما گفتگو کنید