بهبود فرآیند یک رویکرد استراتژیک برای بهینه سازی فرایندهای کسب و کار است. این عمل شامل شناسایی، تجزیه و تحلیل و پالایش فرآیندهای موجود است تا در نهایت آنها را بهبود بخشد. این بهبود ممکن است به معنای افزایش کارایی، بهبود تجربه کاربری، کاهش هزینه یا پیروی بیشتر از بهترین شیوه ها و مقررات باشد.
بهبود تدریجی فرایند برای هر سازمانی که در حال پیشرفت است بسیار مهم است. به سبب تغییر در داده‌ها و قوانین کسب و کار، بروزرسانی مقررات و انطباق یا تلاش برای کارایی بیشتر کسب و کار و بهبود نرخ بازگشت سرمایه، الزامی بودن بهبود فرایند را دو چندان می‌کند.
برای بهبود فرایند یک راه وجود ندارد. در حقیقت، روش های مختلفی وجود دارد، از جمله روش‌های ناب مانند Six Sigma و کایزن. این روش‌ها که در زیر شرح داده شده است می تواند به عنوان بخشی از پروژه های بهبود فرآیند برای حل مشکلات و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار استفاده شود.
تجسم فرایند
وقتی نوبت به بهبود فرآیند می رسد، بهترین نقطه برای شروع، تجسم فرآیند است تا بتوانید یک نمای کلی از وضعیت فعلی سازمان داشته باشید. با ترسیم نقشه فرایندی با استفاده از یک ابزار مدل سازی فرآیند کسب و کار (BPM)، می توانید به راحتی گلوگاه‌ها و فرصت‌های بهبود را شناسایی کنید. استفاده از یک ابزار کم‌کُد که دارای محیطی با امکان Drag&Drop باشد، مرحله ترسیم را سریع و آسان می‌کند.
هنگامی که یک نمای کلی از فرآیندهای کسب و کار داشته باشید، شناسایی نقاط درد و گام‌های اجرایی فرآیند آسان تر است که می تواند حذف یا فشرده شود تا به افزایش کارایی و کاهش زمان چرخه آن کمک کند. این نه تنها به ساده سازی فرآیند کمک می کند، بلکه تجسم فرآیند کمک می کند تا نقطه اتصال کاربر و سایر فن آوری‌ها را در فرآیند بشناسیم، به طوری که کل سازمان به گونه‌ای تنظیم شده که همه چیز برای رسیدن به یک هدف نهایی در ارتباط هستند و با در نظر گرفتن آن هدف به وظایف خود عمل می‌کنند.
شبیه سازی فرایند
شبیه سازی فرایند یک روش موثر برای ارزیابی بهبود فرآیند است که به سازمان کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار را در یک محیط مجازی قبل از به اجرا درآمدن در یک محیط واقعی آزمایش و تجزیه و تحلیل کند. شبیه سازی به ویژه برای فرایندهای مهم و حیاتی و برای زمانی که نمی دانید چه نتیجه‌ای در انتظار است بسیار مفید خواهد بود زیرا شبیه سازی هیچ خطری برای حالت واقعی ایجاد نمی کند. بنابراین زمانی که در حالت شبیه سازی نقایص موجود در فرایند را برطرف می کنید، دیگر نگران هیچ گونه اثر سو بر سازمان خود نخواهید بود.
ترسیم فرایندها و تغییر متغیرهای مختلف برای آزمایش نتیجه، راهی عالی برای آزمایش ایده های مختلف و شناسایی اشتباهات احتمالی قبل از بروز آنها در دنیای واقعی است. با اطمینان از بهینه بودن فرآیند قبل از اجرای زنده، می توانید در وقت و هزینه صرفه جویی کنید.
معیارهای فرایند
استفاده از یک ابزار BPM که معیارها و نتایج فرآیند را فراهم می کند، می تواند به طور قابل ملاحظه‌ای با بهبود فرآیند از طریق اجازه دادن به کاربران برای بررسی نتایج و شناسایی زمینه های بیشتر برای بهبود، منجر گردد.
بانک HSA با بررسی نمودارهای استخراج شده از موردهای ایجاد شده، از معیارهای فرایندی برای درک وضعیت فعلی فرایندهای خود استفاده کرده است.
تام اسپولار، رئیس بهبود مستمر بانک HSA می‌گوید: “ما توانستیم از این داده‌ها برای بازگشت و کار با تیم استفاده کنیم. ما سال‌ها در مورد مدت زمان انجام پرونده‌ها و زمان بین شروع و تکمیل یک فرآیند تولید صحبت کردیم که موفقیت چندانی نداشت. اما وقتی آنها توانستند آن را نشان دهند و با تیم خود وضعیت فعلی کار را متوجه شوند، ما توانستیم تغییرات سریعی انجام دهیم، نه تنها فرایندها در Bizagi، بلکه روش کار کاربران که چگونه باعث به تاخیر افتادن کارها می‌شوند.”
“خیلی سریع در یک دوره دو ماهه، ما اکنون یک دوره متوسط دو روزه داریم. این مقیاس زمانی از هفته به روز، تنها با صحبت کردن در مورد داده ها، نمایش آنها و ایجاد تغییرات سریع ایجاد حاصل شد.” این نشان می‌دهد که چگونه معیارهای فرایندی سازمان ها را قادر می‌سازد تا از طریق شناسایی نقاط درد، پیشرفت سریع و معنی داری داشته باشند.
آزمایش نتیجه
این یک روش موثر در بهبود فرآیند است، به ویژه اگر روش‌های مختلفی وجود داشته باشد که بتواند فرایند را بهبود بخشد. در آزمایش نتیجه، شما نسخه‌های مختلف یک فرآیند را مدل می‌کنید، سپس نتیجه را بررسی و مقایسه می‌کنید تا ببینید کدام یک از فرآیندها موثرترین است.
اگر نمی‌دانید که چه چیزی در آینده پیش‌روی شماست، این یک روش موثر است. به عنوان مثال، شیوع ویروس کرونا کسب‌وکارها را مجبور کرد که با شروع دورکاری کارمندان، فرایندهای خود را مجدد بررسی کنند. آزمایش نتیجه ابزاری موثر برای بهبود فرایند در این سناریو بود، زیرا سازمان‌ها می‌توانستند مدل‌هایی را برای تعدادی نسخه مختلف از فرآیند ترسیم کنند تا ببینند کدام یک بهتر کار می‌کند.
حکمرانی فرایند
در حالی که ریشه بهبود فرآیند در تکنولوژی و نرم افزار است، یک عنصر مهم انسانی نیز وجود دارد:
اطمینان از برقراری ارتباط موثر میان فرآیندهای بهبودیافته در سراسر کسب و کار. بخش اصلی بهبود فرآیند، حاکمیت فرآیند است، بدین معنی که هرگونه اصلاحیه در فرآیندها باید پیگیری شود و لازم است تیم های مربوطه مطلع شوند. یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای دستیابی به این هدف، از طریق پورتال ابری است، زیرا تمام تغییرات به طور خودکار در سازمان ذخیره می‌شوند و اعمال می‌گرذند.
همچنین مهم است که مزایای تغییرات را به تیم درگیر در پروژه گره بزنیم. این فرصت بازخورد را برای کمک به پیشرفت‌های مستمر بیشتر فراهم می‌کند.
خودکارسازی فرایند
هنگامی که فرایندها بهینه‌سازی شدند و اطمینان حاصل شد که هیچ مرحله یا اتلاف غیرضروری وجود ندارد، می توان با اتوماسیون فرآیند، کارآیی را افزایش داد. اتوماسیون فرآیند بخش مهمی در بهبود فرآیند است زیرا مداخله دستی را که ممکن است یک گلوگاه در اجرای فرایند باشد را از بین می برد، همانطور که در مثال HSA پیش از این توضیح داده شد.
اتوماسیون فرآیند می تواند کارهایی مانند انتقال داده بین سیستم‌ها را انجام دهد و مراحل پردازش خودکار مانند پاسخ خودکار ایمیل و تیکت‌های فرایند Help Desk را به صورت خودکار انجام دهد.
علاوه بر این‌ها، خودکار کردن کارهایی مانند ورود داده‌ها خطر خطای انسانی را کاهش می‌دهد و وقت کارمندان را آزاد می کند تا بتوانند توجه خود را به کارهای با ارزش‌تری معطوف کنند.
مزایای بهبود فرآیند
بهبود اثربخشی فرایند – کارهای اضافی را حذف می‌کنیم تا فرایندها باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شوند.
بازده هزینه – مشخص می‌کنیم که چگونه می‌توانیم بدون ریسک و با کمک شبیه سازی قبل از راه اندازی آن، بهترین بازگشت هزینه را از فرآیند به دست آورد و مدت زمان آن را کاهش داد.
قابل مشاهده بودن – با ترسیم فرایندها برای شناسایی گلوگاه‌ها و امکان رصد همیشگی وضعیت فعلی آنها، یک نمای کلی بدست می‌آوریم.
کیفیت و مقررات – اطمینان از بهترین روش و پایبندی فرایندهای کسب و کار به مقررات
کاهش زمان سیکل انجام فرایند – سرعت فرآیند افزایش می‌یابد تا بتوان در مدت زمان کوتاه تری کارهای بیشتری را انجام داد.
فرآیند بهینه در حالت واقعی – آزمایش و شبیه سازی فرایند پیش از راه اندازی در سازمان، خطرات مربوط به خطاها را از بین می‌برد.
