خودکارسازی فرایند خرید یک روش موثر برای کمک به بهبود عملکرد کسب و کار است. اکنون به سبب تاثیر ویروس کرونا (COVID-19) بر زنجیره تامین، این امر بیش از هر زمان دیگری موضوعیت دارد. تدارکات، کلید کاهش این تاثیر بر کسب و کار است.
تیم های تدارکات معمولاً به فرآیندهای مبتنی بر کاغذ یا سیستم‌های منسوخ شده وابسته هستند که امکان تغییر ندارند. با استفاده از این سیستم‌ها، شناخت و ارزیابی هزاران تأمین کننده‌ای که با آنها همکاری دارند غیرممکن است.
تکنولوژی‌های دیجیتال به فرایند خرید و تدارکات کمک می‌کنند تا میزان همکاری و تعامل در کل زنجیره ارزش خرید، از جمله برنامه ریزی، تأمین منابع، مدیریت قرارداد، تحویل سفارش، کنترل پرداخت و مدیریت تأمین کننده افزایش یابد.
در این مقاله به پنج مزیت اصلی خودکارسازی فرایند خرید اشاره می‌کنیم:
1- حداکثرسازی صرفه جویی در هزینه‌ها
اتوماسیون میتواند کمک قابل توجهی به فرآیند خرید انجام دهد، که از لحاظ تاریخی اکثرا کاغذی، دستی و دشوار بوده است. این می تواند از دو طریق برای شرکت‌ها هزینه‌زا باشد. اولاً، چرخه طولانی خرید، به این معنی که پول درگیر بررسی ها و ارزیابی‌های طولانی می‌شود. علاوه بر این، کارهای دلهره آور پر کردن فرم های خرید، به این معنی که کارمندان از درگیر شدن در فرایند خرید دوری می‌کنند، بنابراین فرصت های تخفیف خرید عمده یا استفاده از تامین کنندگان ترجیحی برای صرفه جویی در هزینه اغلب نادیده گرفته می شود.
این مورد در مورد شرکت دارویی Takeda هم صدق می‌کرد که مجبور بود به سختی کاربران تجاری را در صورت نیاز به تأمین منبع یا انجام معامله با فرم سه صفحه ای خود درگیر کند.
تنها در عرض 10 هفته، آنها فرم را به یک پرسشنامه تحت وب تبدیل کردند که توسط گردش کار و قوانین کسب و کار در Bizagi پشتیبانی می‌شود. آنها همچنین فرایندهای درخواست تامین کننده تدارکات و فرایند پشتیبان عملیاتی‌شان را خودکار می‌کنند. این کار باعث می شود که کارمندان با فرایند خرید سریعتر و راحت‌تر ارتباط برقرار کنند، که این امر باعث افزایش پتانسیل صرفه جویی هزینه در کل کسب و کار و در نهایت بهبود درک خرید 30،000 کارمند در Takeda می‌شود.
2- آسان تر شدن تعامل بین کارمندان
همانطور که توسط شرکت Takeda نشان داده شده است، یک فرآیند خرید بیش از حد پیچیده میتواند کارمندان را درگیر شدن در مراحل خرید منصرف کند. سازمان‌ها جهت افزایش مشاركت كارمندان باید تا حدامکان فرایند را کاربرپسند طراحی کنند تا تصمیم گیری در زمینه خرید نتایج مطلوب تری به همراه داشته باشد.
یک سازمان لجستیک جهانی با استفاده از سایت‌های بیزاجی (Bizagi Sites این امکان را به شما می‌دهد که چندین سایت غنی و آماده برای ذینفعان خود ایجاد کنید)، یک پورتال پشتیبانی تدارکات کاملاً خودکار و سفارشی‌سازی شده ایجاد کرده است. این مرکز خرید تدارکات از سایت های Bizagi به عنوان یک رابط کاربری برای 230،000 کارمند که بلیط ایجاد یا درخواست می‌کنند استفاده می‌نماید.
تعامل کارمندان با بخش تدارکات و خرید آسان تر است و احتمال استفاده از آن را بیشتر می‌کند. پیاده سازی چنین سیستمی باعث می‌شود که کلیه خریدها قابل پیگیری شوند و سازمان می تواند از تخفیف ها استفاده کند.
3- کاهش چرخه زمانی
خودکارسازی فرآیند خرید با تضمین کارآیی و اعتباری سنجی اطلاعات، باعث کاهش چرخه عمر فرایند تدارکات می‌شود.