ساخت یک فرایند واقعی در نرم افزار BPMS بیزاجی

نرم افزار bpms

نرم افزار BPMS یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یک زیرساخت نرم افزاری (software infrastructure) است که از طریق آن میتوان فرایندهای سازمان را اتوماسیون نمود.

در بسیاری از کشورها نرم افزار BPMS زیرساخت دولت و سازمان الکترونیک است و در کشور ما نیز بکارگیری نرم افزار مدیریت فرایندها برای اتوماسیون فرایندهای سازمان بصورت فزاینده ای رو به افزایش است.

در این مطلب در نظر داریم نحوه ساخت یک فرایند واقعی در نرم افزار BPMS بیزاجی را ارائه کنیم. نرم افزار Bizagi از این حیث برای یادگیری توصیه میشود که کاربرپسندترین نرم افزار BPMS دنیا به شمار می رود.

 

موضوعی که در کشور ما توسط شرکت های نرم افزاری تولید کننده BPMS مطرح میشود این است که نرم افزار Bizagi در ایران ساپورت نمیشود. در پاسخ باید به این نکته اشاره کرد که کدام نرم افزار در ایران ساپورت میشود؟

آیا در حال حاضر وقتی شما از نرم افزارهای مایکروسافت استفاده می کنید، از خود مایکروسافت خدمت دریافت میکنید؟

جالب است بدانید برخی از شرکت هایی که میگویند: Bizagi در ایران ساپورت نمی­شود! خود سال ها فروشنده نرم افزار Bizagi بوده اند. البته نسخه های قدیمی تر نرم افزار Bizagi !!


در مطالب قبلی گفتیم که نرم افزارهای BPMS از دو بخش اصلی تشکیل شده اند:

  • نرم افزار طراحی یا استودیو طراحی و ساخت فرایندها که اغلب تحت ویندوز است.
  • کارتابل جریان کار که محلی برای استفاده توسط کاربران نهایی است که اغلب تحت وب می باشد.

 

بخش اول یا همان استودیو توسط طراحان فرایند مورد استفاده قرار می گیرد. این بخش غالباً به صورت یک Wizard است که طی چند گام فرایند در نرم افزار BPMS ایجاد می شود و پس از انتشار توسط کاربران نهایی قابل استفاده است.

نرم افزار bpms

 

بخش دوم که شبیه کارتابل اتوماسیون اداری یا MailBox ایمیل ها است و در آن کاربر می­تواند فرایند خود را در آن آغاز نماید یا وظایف مربوط به فرایندهای واصله را مشاهده و اقدام نماید. محیط کاربری نرم افزار Bizagi از UX فوق العاده ای برخوردار است.

همچنین نسخه موبایل نرم افزار bizagi توسط تیم ما توسعه یافته و بومی سازی شده است. تیم ایران بیزاجی پس از بومی سازی آخرین نسخه Bizagi تصمیم گرفت جهت ایحاد دسترسی و راحتی بیشتر مدیران کسب و کارها و کاربران نرم افزار، نسخه موبایل آن را برای اولین بار در ایران بومی سازی کند. در واقع کاربران هم میتوانند در محیط لپ تاپ و کامپیوتر و هم در محیط موبایل به وسیله نسخه موبایل نرم افزار بیزاجی کارتابل خود را مشاهده کنند.

 

نرم افزار bpms

 

در نرم افزار Bizagi فرایندها در محیط استودیو طی 7 مرحله ساخته میشوند:

  1. طراحی مدل فرایندی
  2. طراحی مدل داده یا دیتا مدل
  3. طراحی فرم
  4. تعریف قوانین تجاری
  5. تعریف کاربران
  6. یکپارچه سازی
  7. اجرای فرایند

در این نوشته در نظر داریم با ذکر یک مثال، یک نمونه فرایند واقعی در نرم افزار BPMS بیزاجی بسازیم.

مطابق شکل پایین امکان تعریف پروژه جدید یا باز کردن یکی از پروژه های فعلی وجود دارد که ما یکی از پروژه های موجود را باز میکنیم.

 

برای ساختن یک پروژه جدید طبیعتاً بر روی گزینه New کلیک کنید.

در ادامه سعی داریم یک فرایند ساده در نرم افزار BPMS شرکت Bizagi بسازیم و تست کنیم. شما هم نرم افزار بیز ای جی ترجیحاً نسخه 10 یا 11 را بر روی سیستم خود نصب کنید و مراحل را بر اساس گفته های ما دنبال و نخستین فرایند خود را در نرم افزار بیز ای جی بسازید.

درصورتیکه هنوز نرم افزار Bizagi را دانلود و نصب نکرده اید، میتوانید از این صفحه نحوه دانلود و نصب نرم افزار را مشاهده نمایید.

بر اساس آنچه که گفته شد قصد ساخت یک فرایند در نرم افزار BPMS را داریم. یک فرایند ساده ولی کاربردی. اسم این فرایند، فرایند ارجاع کار است که ممکن است در خیلی از کسب و کارها کاربرد داشته باشد.

 

سناریو این فرایند به شرح ذیل می باشد:

  1. مدیر کاری را به یکی از کارمندان ارجاع می دهد.
  2. هر کاری یک ایفا کننده، یک مهلت اقدام و یک دستور کار دارد.
  3. کارمند باید کار خواسته شده را در مهلت مقرر انجام دهد و گزارش کار را ارائه نماید.
  4. مدیر گزارش را بررسی می کند.
  5. اگر تایید شد بایگانی می شود. اگر تایید نشد برگشت داده می شود تا اصلاح شود.
  6. این چرخه تا زمانی که کار به صورت کامل انجام شود ادامه پیدا می کند.
  7. در پایان هر ماه یک گزارش از کارکرد افراد گرفته می شود و بر اساس آن پاداش یا تنبیه در نظر گرفته می شود.

 

همانطورکه در متن سناریو مشخص است 6 بند اول مربوط به مسیر فرایند و بند 7 یک گزارش است. بنابراین همین جا باید بند 7 را کنار بگذاریم. (بعداً به مبحث گزارشات می پردازیم)

حال باید برای سناریو خود یک مدل فرایند بر اساس BPMN طراحی کنیم. طرح پیشنهادی ما به صورت ذیل می باشد:

 

نرم افزار bpms.jpg

مدل فرایند بر اساس BPMN می باشد، در این مطلب قصد نداریم در خصوص BPMN توضیحات داشته باشم ولی توصیه میکنیم حتماً این استاندارد را بصورت کامل فرابگیرید.

 

اما برای اینکه درک مطالب آسانتر باشد بنده بخشی از BPMN را توضیح خواهیم داد.

BPMN چهار علامت اصلی دارد که عبارتند از دایره، مستطیل، لوزی، خط. اسامی و کاربرد هر کدام در جدول ذیل قابل مشاهده است.

استاندارد bpmn

 

هر کدام از علائم فوق نیز بر اساس یک ظاهر خاص می توانند نشان دهنده یک مفهوم باشند:

استاندارد bpmn

یکی از ویژگی های بسیار مثبت نرم افزار BPMS بیزاجی اسن است که از تمام نوتیشن های استاندارد BPMN2 پشتیبانی می کند.

یکی از مهم ترین معیارهای مقایسه ای بین نرم افزارهای BPMS پشتیبانی از زبان استاندارد مدلسازی BPMN2 است.

BPMN توسط گروه OMG توسعه و پشتیبانی میشود و کامل ترین استاندارد برای مدلسازی و خودکار سازی فرایندهای کسب و کار در سطح دنیا به شمار می رود.

به دلیل کامل بودن استاندارد BPMN2 ، یکی از مهم­ترین شاخص های ارزیابی نرم افزارهای BPMS پشتیبانی از نمادهای مختلف BPMN2 است.

به عنوان مثال چند نماد از استاندارد BPMN2 را در ادامه ببینید که خوب است در ارزیابی BPMSها مورد بررسی قرار گیرد و نرم افزار Bizagi از این نمادها پشتیبانی میکند. 

  1. دروازه مبتنی بر رویداد (Event based gateway)
  2. زیر فرآیند (Sub-process)
  3. رخداد میانی مرزی متوقف کننده (interrupt boundary intermediate event)
  4. رخداد میانی مرزی غیر متوقف کننده (interrupt boundary intermediate event Non)
  5. رویداد زمان سنج (Timer event)
  6. رویداد سیگنال (Signal event)
  7. رویداد اسکالیشن (Escalation event) یا تشدید
  8. رویداد لغو (Cancel event)
  9. رویداد خطا (Error event)
  10. رویداد تمام کننده (Terminate event)
  11. رویداد قاعده یا مشروط (Rule event)
  12. رویداد جبران (Compensate event)

این مطلب جالب را هم بخوانید: مقایسه نرم افزارهای BPMS از منظر پشتیبانی از استاندارد BPMN2

 

حال برگردیم به سناریو فرایند

در بند یک ما فعل یا اقدامی با مضمون “مدیر کاری را به یکی از کارمندان ارجاع می دهد” داشتیم. یعنی مدیر باید یک فرم که حاوی اطلاعات است را پس از تکمیل به کارمند خود ارجاع دهد. پس ما باید یک USER TASK برای مدیر در نظر بگیریم.

در ادامه با عبارت ” کارمند باید کار خواسته شده را در مهلت مقرر انجام دهد و گزارش کار را ارائه نماید” رو به رو هستیم. منظور این است که باید کارمند اطلاعات ارسال شده توسط مدیر را ببیند و پس از اقدام مناسب گزارش خود را بنویسد. پس برای کارمند نیز ما یکUSER TASK نیاز داریم.

 

در بخش بررسی گزارش نیز یک USER TASK نیاز است و همچنین برای تصمیم گیری در خصوص گزارش یک DATA BASED GATEWAY نیاز داریم.

توجه کنید در سطح طراحی BPMN نیاز نیست اسامی فیلدها و طراحی فرم ها یا متن قوانین ذکر شود و بهتر است آن ها را به مدل ضمیمه کرد. در BIZAGI نیز امکانی برای ضمیمه کردن فایل های جانبی در نظر گرفته شده است.

حال به مدل خود برگردیم. بر اساس سناریو فرایند و روش مدل سازی BPMN مدل ذیل برای سناریو فوق پیشنهاد می گردد.

نرم افزار bpms

حال اگر بخواهیم مدل فوق را کمی پیشرفته تر و شفاف تر کنیم باید فازها و ایفاکنندگان آن را مشخص کنیم و تصویر ذیل به دست آید.

حال مدل فرایند بسیار گویاست و به سناریو بسیار نزدیک.

 

لطفا دقت کنید که وقتی تعداد فرایندهایی که در نرم افزار BPMS بیز ای جی ساخته شد، افزایش پیدا کند، کاربران به راحتی نمی توانند فرایند مورد نظر را از یک لیست بلند انتخاب کنند. بنابراین پیشنهاد می شود از قابلیت دسته بندی فرایندها در نرم افزار استفاده شود.

برای ایجاد دسته بندی های مورد نظر برای فرایندها، مانند شکل زیر باید وارد محیط پیشرفته نرم افزار شوید.

 

سپس بر روی گزینه Processes کلیک کنید.

بر روی قسمت سمت راست تصویر که با کادر سبز رنگ مشخص شده است کلیک راست و گزینه New Category را انتخاب کنید.

پنجره ای مشابه تصویر زیر نمایش داده میشود.

در قسمت Display Name عنوان گروه فرایندی مورد نظر را به فارسی و در قسمت Name عنوان گروه فرایندی را بصروت انگلیسی وارد کنید.

برای نمونه در قسمت Display Name عبارت منابع انسانی و در قسمت Name عبارت HR را وارد و روی گزینه OK کلیک کنید.

به این ترتیب یک گروه فرایندی یا دسته جدید به فرایندها اضافه میشود.

حال برای اینکه یک فرایند جدید به گروه یا دسته ایجاد شده اضافه کنید، مانند شکل زیر بر روی دسته فرایندی مورد نظر یعنی منابع انسانی کلیک راست و گزینه New Process را بزنید و در پنجره ظاهر شده عنوان مورد نظر خود برای فرایند را وارد کنید.

 

 

پس از اتمام مدل فرایند باید به سراغ طراحی فرم ها برویم. در نرم افزار BIZAGI قبل از طراحی فرم باید مدل داده را طراحی کرد.

این بخش یکی از ویژگی های خوب نرم افزار BPMS بیزاجی به شمار می رود به دلیل اینکه تصویر واضحی از ارتباطات داده ای در اختیار طراح قرار می دهد.

 

پس از ورود به بخش مدل داده شما با یک جدول خالی رو به رو می شوید که به رنگ آبی و دو خط است. این جدول، جدول اصلی فرایند یا MAIN ENTITY است و سایر جداول با آن در ارتباط هستند.

 

نرم افزار bizag 2

 

خوب باز به سناریو برگردیم. چه فیلدهایی برای فرایند خود نیاز داریم؟

  1. مدیر یا ایجادکننده فرایند (سیستمی)
  2. کارمند یا مسئول اقدام
  3. مهلت اقدام
  4. دستور کار
  5. ضمائم دستور کار
  6. گزارش کار
  7. ضمائم گزارش کار
  8. وضعیت تایید

 

دو مقدار دیگر اضافه می کنیم:

  1. تاریخ ایجاد درخواست (سیستمی)
  2. شماره درخواست (سیستمی)

 

اطلاعات تعدادی از فیلدها توسط سیستم ثبت می شوند که کافی است فقط بر روی فرم نمایش داده شود. این فیلدها با عبارت سیستمی مشخص شده اند.

حال باید بر اساس فیلدهای فوق جداول خود را تنظیم کنیم.

برای اینکار بر روی MAIN ENTITY کلیک راست کرده و گزینه Edit Attribute List را کلیک کنید.

نرم افزار bizag 3

برای اضافه کردن فیلد باید بر روی گزینه Add کلیک کنید تا یک ردیف به جدول اضافه شود و عنوان فیلد مورد نظر خود را وارد کنید.

دقت کنید در قسمت Disply Name عنوان فارسی فیلد را میتوانید وارد کنید ولی و در قسمت Name عنوان باید لاتین باشد.

همچنین فیلدها انواع مختلفی دارند مثل موارد زیر:

  • Bolean- برای مقدیر صفر و یک استفاده میشود. یعنی اگر بخواهیم یک فیلد داشته باشیم که پاسخ آن بله یا خیر است از این نوع فیلد استفاده میکنیم.
  • Currency- برای مقادیری که ماهیت مبلغ دارند.
  • Date-Time- اگر فیلد ما از نوع تاری یا زمان باشد این نوع فیلد انتخاب میشود.
  • File- فیلد از نوع فایل برای الصاق یک فایل است.
  • Image- این فیلد برای الصاق یک تصویر است.
  • Integer- این فیلد برای مقادیر عددی است و امکان درج حرف و متن در آن وجود ندارد.
  • String- این فیلد برای مقادیر متنی است.
  • More Type

 

فیلدهای فوق به صورت ذیل در جدول اصلی یا MAIN ENTITY قرار گرفتند.

 

نرم افزار bizag 4

در اینجا لازم است تا کمی در خصوص ستون سوم یا TYPE توضیح دهیم. خوشبختانه ستون های اول و دوم واضح هستند.

 

در ستون سوم باید نوع داده هر فیلد را انتخاب کنیم. اگر جایی لازم است متن وارد شود نوع STRING یا برای اعداد INTEGER یا برای تاریخ DATE-TIMR را انتخاب می کنیم. برای فیلدهایی که مربوط به کاربران سیستم است از جدول سیستمی WFUSER استفاده می کنیم. برای اینکار (استفاده از مقادیر سیستمی در یک جدول) بر روی گزینه Entity کلیک کنید و دکمه + کنار گزینه System را بزنید. لیست جداول سیستمی برایتان لیست میشود. ما در این مثال میخواهیم فیلد ایجاد کننده و مسئول اقدام را از لیست کاربران سیستم انتخاب کنیم. گفتنی است لیست کاربران در جدول WFUSER بیز ای جی نگهداری میشود. پس باید از لیست گزینه WFUSER را انتخاب کنیم.

 

نرم افزار bizag 5

برای وضعیت تایید نیز چون ممکن است چندین حالت باشد از جدول پارامتر استفاده کرده ایم.

برای ایجاد یک جدول پارامتر باید بر روی صفحه اصلی که مدل داده در آن قرار دارد کلیک راست کرده و گزینه New Entity را کلیک کنیم.

 

نرم افزار bizag 5

یک پنجره مشابه تصویر زیر ظاهر میشود.

 

نرم افزار bizag 7

بر روی گزینه next کلیک کنید تا وارد صفحه بعدی بشوید.

باید نام جدول مورد نظر خود را وارد کنیم. از قسمت Type نیز گزینه Parameter را انتخاب و Next را بزنید.

صفحه ای شبیه شکل زیر نمایش داده می شود.

 

در قسمت Display Name عنوان فارسی موردنظر جدول موردنظر را وارد کنید. ما در این مثال به یک فیلد احتیاج داریم به عنوان وضعیت تایید. در قسمت Name باید عنوان انگلیسی فیلد موردنظر را وارد کنید. به عنوان مثال APPROVAL-STATE

سپس بر روی گزینه Next کلیک کنید.

در صفحه بعدی یک فیلد اضافه کنید به اسم Name. یعنی در این جدول فقط یک فیلد نام خواهیم داشت.

نرم افزار bizag 8

در نهایت دو بار بر روی گزینه Next کلیک کنید تا صفحه ای مثل تصویر زیر ظاهر شود.

نرم افزار bizag 8

 

در نهایت بر روی گزینه Finish کلیک کنید.

نرم افزار بیزاجی

 

مشابه شکل زیر یک جدول سبز رنگ به صفحه مدلسازی داده اضافه میشود که از نوع پارامتر است. (جداول پارامتر برای مواردی کاربرد دارد که در فرم میخواهیم کاربر یکی از گزینه های مورد نظر ما را انتخاب کند مثل وضعیت نظام وظیفه که چند گزینه در آن وجود دارد و کاربر در هنگام تکمیل فرم باید یکی از آنها را انتخاب کند).

نرم افزار بیزاجی 1

حال باید گزینه های مورد نظر را در این جدول تعیین کنیم. در مثال ما “وضعیت تایید” دارای دو گزینه است:

  • تایید
  • عدم تایید

برای تعیین گزینه ها مشابه شکل زیر بر روی جدول سبز رنگ پارامتر کلیک راست کرده و گزینه Values را کلیک میکنیم.

نرم افزار بیزاجی 2

صفحه ای مشابه تصویر زیر نمایش داده میشود.

نرم افزار بیزاجی

همانطورکه در تصویر مشخص است بر روی دکمه ای که به دور آن بیضی ترسیم شده است کلیک کنید. یک ردیف به جدول بالا اضافه خواهد شد. در ردیف اول یکی از گزینه های مورد نظر را وارد کنید. مثلا تایید. اینکار را به تعداد گزینه های مورد نظر تکرار کنید. مشابه تصویر زیر:

خوب حالا باید جدول اصلی را به این جدول سبز رنگ ارتباط دهیم.

نرم افزار بیزاجی 5

برای اینکار باید در جدول اصلی یک فیلد ایجاد کنیم به اسم وضعیت تایید. بعد از ستون Type روی علامت + کنارگزینه Entity و سپس + کنار گزینه Parameter کلیک کنید. با اینکار لیست همه جداول پارامتری که در این فرایند ایجاد کرده اید نمایش داده میشود.

در مثال ما جدول وضعیت تایید را باید انتخاب کنید. البته اگر این اولین فرایندی است که در نرم افزار BPMS بیزاجی می سازید، لیستی را مشاهده نخواهید کرد و فقط گزینه وضعیت تایید برای شما وجود دارد.

در نهایت دکمه Finish را بزنید. مشابه شکل بعدی دو جدول یعنی جدول اصلی و جدول پارامتر به هم مرتبط خواهند شد و نیازی نیست ارتباط بصورت دستی توسط شما ایجاد شود.

در پایان مدل داده به صورت ذیل می باشد.

 

به این نکته دقت کنید که به ازای جدول اصلی و جدولی پارامتری که در این فرایند ایجاد کرده اید، دو جدول با همین مشخصات در پایگاه داده نرم افزار BPMS بیزاجی که معمولاً SQL سرور است، ایجاد شده است و نیاز نیست شما جداول را در دیتا بیس ایجاد کنید. منتها جدول WFUSER که جزء جداول سیستمی است و در شکل بالا به رنگ خاکستری است، قبلاً و هنگام نصب نرم افزار BPMS بیزاجی بر روی سیستم تان، بصورت خودکار ایجاد شده است و در اینجا تنها از آن استفاده خواهیم کرد.

 

حال نوبت به فرم ها است و باید فرم های هر فعالیت را طراحی کنیم.

برای اینکار به مرحله 3 می رویم.

در این مرحله باید فیلدهای مورد نیاز هر فعالیت را در فرم مربوط به آن قرار دهیم.

با کلیک بر روی اولین فعالیت یعنی تنظیم دستور کار محیط طراحی فرم آن ظاهر می شود.

حال بر روی دکمه + که در شکل پایین نیز نمایش داده شده است، فیلدهایی که در مرحله قبل ایجاد کردیم نمایش داده می شود.

نرم افزار بیزاجی 8

حال باید فیلدهای مورد نظر که قرار است در Task اول تکمیل شوند را به فضای سمت راست درگ دراپ کنید.

فرم مرحله اول آماده گردید.

 

حال به فرم فعالیت دوم می رویم.

 

همانطور که در عکس فوق می بینید با استفاده از خاصیت تنظیم EDITABLE فرم اطلاعات مرحله قبلی به صورت READ-ONLY به این مرحله منتقل شده است.یعنی باید بر روی هر یک از فیلدهای مورد نظر کلیک راست کرد و گزینه EDITABLE را False نمود. همچنین با استفاده از دکمه شیفت میتوان چند فیلد را با هم انتاب و وضعیت آنها را غیرقابل ویرایش کرد.

شاید عجیب باشد اما خاصیت فوق و چند ویژگی دیگر فقط با یک RIGHT-CLICK ساده در اختیار شما هستند.

 

 

اما قبل از ورود به مرحله تعریف قوانین بهتر است دست پخت خود را ببینیم.

پس من از بالای محیط طراحی دکمه سبز رنگ RUN را کلیک می کنیم تا کارتابل باز شده و من بتوانم یک فرایند جدید ایجاد کنم.

وقتی برای اولین بار وارد کارتابل می شوید کارتابل خالی است.

در کارتابل یک منو در بالا، یک درخت برای پوشه ها و یک گرید یا جدول نیز برای ردیف های فرایند ها در نظر گرفته شده است که در تصویر ذیل مشاهده می کنید.

در اکثر نرم افزارهای BPMS نیز این محیط وجود دارد و تقریباً امکانات مشابه ای نیز برای کاربر در نظر گرفته شده است.

 

حال باید از منوی New یک درخواست جدید ایجاد کنیم.

گفتنی است نرم افزار BPMS بیزاجی یک ویژگی خوب دیگر دارد. اینکه میتوانید با یک کاربر ادمین تمام مراحل یک فرایند را طی کنید و درصورت تایید به آن کاربر اختصاص دهید. اینکار باعث میشود نیاز نباشد تا چندین مرحله Login و Lgout کنید و سرعت تست کردن شما بطرز عجیبی افزایش پیدا خواهد کرد.

همانطورکه در تصویر ذیل می بینید بنده به عنوان یک مدیر اطلاعات مورد نیاز برای ارجاع به کارمند را در فرم درج کرده ام.

سیستم مدیریت فرایند 6

در خصوص قسمت اول فرم بعداً خواهید دید که چگونه درج اطلاعات را اتوماتیک می کنیم یعنی اطلاعات مربوط به تاریخ ایجاد، شماره و ایجاد کننده به صورت خودکار در فرم درج می شوند.

در خصوص نام کاربری ADMON نیز باید گفت که این نام کاربری برای تست فرایندهاست و در واقع یک کاربر تست محسوب می شود که بعداً با تعریف کاربر از نام کاربران به جای آن استفاده می کنیم.

 

در خصوص درج تاریخ شمسی و راست چین شدن صفحه نیز مجموعه ایران بیزاجی فوق العاده عمل کرده است و به خوب آخرین نسخه نرم افزار Bizagi را توسعه داده است.

 

حال با کلیک بر روی دکمه NEXT فرم را به نفر بعد که قاعدتاً کارمند انتخاب شده است ارجاع می دهیم. اما چون هنوز ارتباط فیلد کارمند و ایفاکننده را برقرار نکرده ایم کارها در کارتابل جاری مشاهده می شوند.

فرم مرحله بعد نیز در تصویر ذیل قابل مشاهده است.

فوق العاده و حیرت آور است. واقعاً برای این فرایند ساده که در کمتر از 20 دقیقه ساخت شده است چه مقدار برنامه نویسی لازم بود؟

همانطور که ملاحظه می کنید قسمت های اول و دوم فرم غیر قابل ویرایش هستند و فقط امکان مشاهده برای کارمند وجود دارد.

خوب فرایند تا اینجا درست کار می کند.

حال باید به مرحله بعد برویم. یعنی مرحله تعریف قوانین.

برای تعریف قانون در نرم افزار BIZAGI کافی است ابتدا از محیط اصلی طراحی فرایند بر روی مرحله چهارم یعنی Business Rules کلیک میکنیم.

مشابه تصویر زیر مشخص است که باید بر روی یال های موجود در Gateway قوانین را تعریف کرد. بر روی هر یک از مسیرهای خروجی از Gateway ها کلیک نماییم تا بتوانیم قانون مورد نظر خود را ثبت کنیم.

سیستم مدیریت فرایند 6

ابتدا برای تعریف اولین قانون بر روی مسیر عدم تایید کلیک می کنیم و قانون مورد نظر خود را تعریف می کنیم.

تصویری مشابه شکل زیر نمایش داده میشود.

آموزش bpms

 

همانطور که در شکل نیز مشخص است باید بر روی گزینه سوم کلیک کنید. تصویری مشابه شکل زیر نمایش داده میشود که برای تعریف شرط جدید باید بر روی گزینه New کلیک کنید.

آموزش bpms 1

تصویری مشابه شکل زیر نمایش داده میشود.

آموزش bpms 1

باید بر روی فیلد “وضعیت تایید” قانون تعریف شود. قانون به این ترتیب خواهد بود که اگر کاربر (مدیر)، در هنگام بررسی کار گزینه تایید را انتخاب کرد، کار تایید شده و پایان خواهد یافت و اگر گزینه عدم تایید انتخاب شود کار به کارمند مجدداً ارجاع خواهد شد.

به بیان دیگر از یک عبارت منطقی استفاده شده است: اگر عبارت داخل فیلد وضعیت تایید برابر با عدم تایید باشد مسیر پایین یا عدم تایید فعال می شود.

برای تعریف این شرط فیلد وضعیت تایید را از لیست سمت راست انتخاب و به اولین ستون در جدول سمت چپ درگ دراپ میکنیم.

مشابه شکل زیر در ستون دوم (وسط) گزینه های مختلفی وجود دارد که باید گزینه اول یعنی Is equal to انتخاب شود.

آموزش bpms 1

 

و در ستون سوم گزینه عدم تایید را انتخاب میکنیم.

حال باید برای تایید نیز همین کار را تکرار کنیم:

آموزش bpms 1

 

بسیار عالی، حال به مرحله اجرای فرایند باز میگردیم و یک فرایند جدید آغاز میکنیم با این تفاوت که اینبار می توانیم فرم خود را به مرحله بعد یعنی بررسی توسط مدیریت بفرستیم.

آموزش bpms 1

در مرحله فوق اگر نیاز به چاپ فرم باشد کافی است تا بر روی تصویر پرینتر کلیک کنیم.

ظاهر فرم چاپی نیز به صورت ذیل می باشد:

آموزش bpms 1

جدول ارجاعات یا مسیر طی شده فرایند نیز شاید مهم باشد که این جدول نیز در دسترس می باشد. این جدول با دکمه ساعت کوچک کنار دکمه چاپ (Log) قابل مشاهده است.

آموزش bpms 7

 

در این مرحله با فرض تایید گزارش فرایند باید خاتمه یابد که در تصاویر بعدی این موضوع قابل مشاهده است.

اگر خاطرتان باشد قرار بود تا بخشی از اطلاعات فرم ها را خودکار کنیم. برای این کار باید به مرحله چهار مراجعه کنیم و بخش رویداد ها.

در این بخش ما می توانیم برای ورود به فرم یا خروج از فرم یا ذخیره فرم رویداد تعریف کنیم.

آموزش bizagi

حال برای رویداد ورود به فرم اول کد ذیل را در نظر گرفته ایم که در یک EXPRESSION درج شده است.

آموزش bizagi

در کد فوق سه فیلد تاریخ ایجاد، شماره و ایجاد کننده را با استفاده از متدهای سیستم و اطلاعات ثبت شده توسط خود سیستم ثبت کرده ایم.

برای اینکه نتیجه کار فوق بهتر نمایان شود بهتر است که چند کاربر نیز تعریف کنیم تا بتوانیم فرایند را بهتر تست کنیم.

برای تعریف کاربر باید به بخش ADMIN برویم که در کارتابل قرار دارد و از بخش USERS کاربران را تعریف کنیم.

پس از کلیک بر روی منوی User پنجره ای مشابه تصویر زیر نمایش داده میشود.

آموزش bizagi

بر روی گزینه New User کلیک کنید تا صفحه مربوط به تعیین کاربر جدید ظاهر شود.

آموزش bizagi

برای تست دو کاربر با نام های USER 1 و USER 2 تعریف کرده ایم که در تصاویر بعدی قابل مشاهده است.

قبل از تست نهایی باید ایفا کنندگان فعالیت ها را نیز مشخص کنیم که من برای این کار به مرحله 5 چرخه توسعه مراجعه کرده ایم.

در این مرحله برای فعالیت اول CASE CREATOR یا ایجاد کننده را انتخاب کرده ایم. برای تعیین کاربر باید ابتدا مطابق شکل بالا روی گزینه Define Pererformer کلیک کنید. تصویر فرایند نمایش داده میشود.

بر روی هر Task یک علامت تعجب وجود دارد که نشان دهنده این موضوع است که هنوز برای این Task کاربر تعریف نشده است. به عنوان مثال بر روی Task اول کلیک میکنیم. یک پنجره مشابه شکل زیر نمایش داده میشود.

آموزش bizagi

بر روی گزینه Add Condition کلیک میکنیم تا یک پنجره دیگر مشابه تصویر زیر نمایش داده شود.

 

آموزش bizagi

در این پنجره همانطورکه در تصویر بالا نیز مشخص است، انواع روش های تعیین کاربران وجود دارد.

  • UserID
  • Area
  • Location
  • Roles
  • و…

 

برای تعیین اینکه کدام کاربر میتواند این فرایند را ایجاد کرده و آغاز نماید، گزینه UserID را انتخاب میکنیم.

آموزش bizagi

و بر روی قسمتی که کادر سبز رنگ به دور آن کشیده شده است کلیک میکنیم تا یک لیست مشابه تصویر پایین نمایش داده شود.

آموزش سیستم مدیریت فرایند

گزینه CASE CREATOR را انتخاب میکنیم.

آموزش سیستم مدیریت فرایند

برای فعالیت دوم نیز باید یک ارتباط داده ای با فیلد کارمند ایجاد کنیم که سیستم کاربر فعالیت بعدی را توسط فیلد انتخاب شده توسط مدیر انتخاب نماید.

آموزش سیستم مدیریت فرایند

برای فعالیت سوم نیز باید CASE CREATOR را انتخاب کنیم تا کار مجدداً به ایجاد کننده باز گردد.

آموزش سیستم مدیریت فرایند

خوب حال می توانیم با یکی از کاربران فرایند خود را مجدداً تست کنیم. برای تست با کاربر شماره 1 وارد می شویم و کار را به کاربر شماره 2 ارجاع می دهیم.

آموزش سیستم مدیریت فرایند


آموزش سیستم مدیریت فرایند 6


آموزش سیستم مدیریت فرایند 6


در این مرحله کار ساخت فرایند به اتمام رسید و می توانیم فرایند ساخته شده را منتشر کنیم.

بعد از انتشار فرایند، کاربران میتوانند فرایند را در محیط کارتابل مشاهده کرده و اقدام به آغاز فرایند نمایند.

یک قابلیت ویژه دیگر در نرم افزار bizagi وجود دارد و آنلاین است که وقتی در حال ساخت فرایند هستیم، میتوانیم بدون اینکه کاربر تعریف کنیم، با یک کاربر ادمین همه مراحل را تست کنیم. زیرا برای یک فرایند واقعی تعریف کاربر و سپس تست آن بسیار زمانبر خواهد بود. بعد از اینکه با کاربر ادمین فرایند را تست کرده و نسبت به عملکرد آن اطمینان حاصل کردیم، میتوانیم به سراغ تعریف کاربر برویم.

 

یک قابلیت فوق العاده و ویژه دیگر در نرم افزار بیزاجی، load balancing است.

در نرم افزارهای BPMS با کیفیت، به منظور بالانس حجم و لود کاری بین افراد مختلف الگوهای مختلفی برای تخصیص کار وجود دارد که نرم افزار Bizagi از این الگوها حمایت میکند. برخی از این الگوها را در ادامه مرور خواهیم کرد.

First Available: در این روش تخصیص، کار به کارتابل اولین فردی که در دسترس قرار گرفت ارسال میشود. با انتخاب این گزینه، کار به کارتابل فردی ارسال میشود که براساس تقویم های کاری تعریف شده در نرم افزار BPMS، هم اکنون در دسترس می باشند. این روش تخصیص کار در نرم افزار BPMS بیزاجی وجود دارد و به راحتی و با چند کلیک ساده میتوان تنظیمات مربوط به آن را انجام داد.

تخصیص بر اساس حجم کار (By Load). نرم افزارهای  BPMS همچنین کار را بر اساس حجم کار افراد به آنها اختصاص دهند. فرض کنید در یک سازمان، در واحد  فروش، مدیر فروش درخواست مشتریان را دریافت و پس از بررسی و تایید اولیه، باید درخواست را به یکی از ۲۰ کارشناس واحد فروش ارجاع دهد. مدیر فروش و سایر مدیرانی که چندین کارشناس برای رسیدگی به انواع درخواست ها در اختیار دارند مثل مدیران خدمات پس فروش، مدیران کنترل و تضمین کیفیت، نگهداری و تعمیرات و… بدلیل مشغله بالا، با مشکل برقراری توازن کار بین کارشناسان خود مواجه هستند. با انتخاب این گزینه، نرم افزار BPMS کارتابل 20 کارشناس موجود را چک کرده و کار را به کارششناسی ارسال میکند که حجم کاری کمتری در کارتابل وی وجود دارد.

تخصیص کار به همه افراد (Every One).  این امکان وجود دارد که در نرم افزار BPMS کار بین همه افراد بصورت یکسان پخش شود و هر فرد بر اساس علاقه و زمان خالی خود بصورت داوطلبانه، کار را در اختیار بگیرد. به عبارت دیگر کار بصورت سلف سرویسی به کارتابل همه افراد ارسال شده و اولین فردی که کار را انتخاب کرد، از کارتابل بقیه جمع میشود. این روش تخصیص کار هم در نرم افزار BPMS بیزاجی وجود دارد و به راحتی و با چند کلیک ساده میتوان تنظیمات مربوط به آن را انجام داد.

 

مقالات

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *