سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) – مکانیزه، خودکارسازی و یکپارچه سازی فرایندها

سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS

مکانیزه کردن، خودکارسازی و یکپارچه سازی فرایندهای سازمانی با سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)

پیش از آنکه در خصوص سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) سخن بگوییم و مکانیزه کردن، خودکارسازی و یکپارچه سازی فرایندهای سازمانی به کمک سیستم BPM (BPMS) را مرور کنیم، بهتر است در ابتدا مفهوم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) را بشناسیم. بر اساس نظر آقای بیل گیتس که خود طرفدار سرسخت فناوری است، خودکارسازی تنها هنگامی موثر است که در عملیات کارا اعمال گردد.

البته اگر با ادامه مقاله همراهمان باشید متوجه خواهید شد که همین تلفیق دیدگاه مدیریت و فناوری است که رویکرد BPM را جذاب تر از همه علوم مشابه کرده است تا در یک چاله خاص گرفتار نشویم!

مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM چیست؟

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM)، شامل روش‌ها، تکنیک ها و ابزارهایی جهت پشتیبانی از طراحی، مدیریت و تحلیل فرایندهای کسب و کار است؛ به عبارتی BPM  یک رویکرد ساختار یافته باهدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است و تلاش دارد تا فرایندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نماید و به موازات آن رضایت مشتری را با افزایش کیفیت، بهبود دهد.

فرآيندهای موجود در هر سازمان یا شرکت با هدف دستیابی به اهداف سازمانی طراحی می شوند تا با ایجاد عملکردی بهتر نیازها و خواسته های مشتریان را برطرف سازند. یک فرآیند کسب و کار زمانی مفید خواهد بود که به طور صحیحی انتخاب و سپس انجام پذیرد.

BPM شامل: اصول، نگرش ها و رویکردهای مرتبط با طراحی، اجرا، تحلیل و بهبود فرایندهای کاری در سازمان ها است. این اصول و کارکردها برای تمامی سازمان ها اعم از خصوصی یا دولتی، تولیدی یا خدماتی، کوچک یا بزرگ، کاربرد دارد. مدیریت فرایند به سازمان ها، موسسات و شرکت ها کمک نموده تا در یک چارچوب سیستماتیک، یکپارچه و جامع بتوانند به اجرا و کنترل فرایندهای خود به صورت اثربخش و کارا، اقدام نمایند.

مهم ترین جذابیت BPM در چیست؟!

BPM ریشه در دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات دارد. در واقع ترکیب و همپوشانی این دو علم است که موجب جذابیت، محبوبیت و کارآمدی رویکرد BPM شده است. مدیریت فرایندهای کسب و کار پس از رویکردهای TQM و BPR  در علم مدیریت و به موازات آن پس از ظهور سیستم های مدیریت پایگاه داده، سیستم های مدیریت منابع سازمانی و سیستم های مدیریت گردش کار در فناوری اطلاعات، به منظور بهبود خدمات و محصولات معرفی شد.

چه وقت متوجه می‌شویم که به استقرار BPM نیازمندیم:

  • مشابه و تکراری بودن حجم بالایی از تراکنش ها
  • جریان مشخصی از تراکنش های سطح بالا که باید در طول مسیر، از فردی به فرد دیگر انتقال یابد تا ارزشی به آن افزوده شود
  • نیاز به نظارت به موقع بر تراکنش ها (نیاز به آگاهی از وضعیت تراکنش ها درهمه زمان ها)
  • چالش مهم و حیاتی با زمان پردازش فعالیت ها – به عبارت دیگر وقت طلاست
  • نیاز به انجام و تکمیل محاسبات بسیار در تراکنش
  • نیاز به دسترسی همزمان به تراکنش ها یا پوشه ها به وسیله بخش های مختلف

مهم ترین مزیت های استقرار BPM در سازمان چه می‌تواند باشد؟

  • منجر به شناسایی و حل مشکلات سازمانی ازجمله کاهش دوباره‌کاری‌ها در گردش کارها و نحوه انجام کارها می‌شود .
  • موجب افزایش چابکی کسب و کار می گردد.
  • افزایش بهره‌وری را به دنبال دارد.
  • موجب کارایی و کاهش ریسک می‌شود.
  • باعث افزایش مطابقت و شفافیت بیشتر می‌شود.
  • افزایش رضایت کارکنان را به دنبال دارد.

سیستم مدیریت فرایند (BPMS) بازوی اجرایی قوی BPM

در راستای تضمین اجرای صحیح و درست BPM در شرکت‌ها یا سازمان‌ها، سیستم های مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPMS ها که حاصل همکاری تحلیلگران فرایند و سیستم و مهندسان فناوری اطلاعات هستند، به وجود آمدند. نرم افزارهای BPMS  با مجموعه ابزارهای خود، کلیه مراحل چرخه مدیریت فرایندهای کسب و کار از طراحی و مدل‌سازی تا اجرا، پایش و بهبود را پشتیبانی می‌نمایند.

برای هر کسب و کار با فرایندهای پیچیده، سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS یک ضرورت در نظر گرفته می‌شود. زمانی که کسب و کار رشد می کند و بزرگ می‌شود، مسئولیت‌ها نیز گسترش می یابد، در همین راستا شرکت یا سازمان‌ها  باید به سمت ادغام نرم افزارهای موجود در شرکت به کمک استفاده از نرم افزار BPMS  پیش روند.

به کمک سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS، مکانیزه کردن و اتوماسیون کردن فرآیندهای کسب و کار ساده‌تر می‌شود و این امکان را فراهم می‌آورد تا سازمان‌ها بتوانند فرایندهای خود را با اطلاعات و موجودیت‌های سازمانی یکپارچه نمایند. رویکرد سیستماتیک نرم‌افزارهای  BPMS، کمک زیادی به افزایش اثربخشی و کارایی در سازمان‌ها نموده و آن‌ها را برای تغییرات محیطی پویا می‌نماید. این رویکرد سازمان را قادر می‌سازد تا فرآیندهای جاری سازمان را شناسایی و اصلاح کند و آنها را با اهداف و ماموریت‌های خود همراستا نماید.

نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) افزایش انعطاف پذیری، کاهش هزینه ها، افزایش رضایت مشتری، بهبود انطابق و ادغام سیستم ها را به همراه دارد. در واقع سیستم مدیریت فرایند موتور ادغام قوانین کسب و کار است؛ از این رو در این سیستم کارکنان می توانند کارهای خود را به سرعت و بهتر انجام دهند.

چه شرکت‌ها و سازمان‌هایی نیاز به خرید نرم افزار BPMS دارند؟

به طور کلی اگر شرکت یا سازمان شما فاقد هر گونه ویژگی های کنترل فرایند و حسابرسی است و امکان ردیابی پروژه ها و مراحل کار و پردازش آنها وجود ندارد و نمی توان سریع به اطلاعات و اسناد دست یافت به سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار نیاز دارید.

همچنین اگر گردش کارها و اطلاعات در کسب ‌وکار به کندی انجام می‌شود، اگر نرم افزارهای موجود در سازمان متفاوت بوده و یکپارچه نیستند، اگر اکثریت فرایندها به صورت کاغذی و پیچیدگی‌های اداری انجام می‌شود، اگر امکان مشاهده به لحظه کارهای های در حال پیشرفت وجود ندارد، اگر دیگر واحدها نمی توانند پیشرفت و مراحل کار را مشاهده کنند، اگر تهیه گزارش از مراحل کارها به سادگی انجام نمی‌شود و از همه مهم‌تر اینکه اگر فرایند تصمیم‌گیری و اجرای آنها در سازمان بیش از حد طولانی است، به نرم افزار BPMS نیاز دارید.

در همین راستا و بر اساس الگو و رویه جهانی، شرکت‌های ایرانی نیز در این چند سال اخیر دریافته‌اند که از نرم افزار BPMS برای ارزیابی، طراحی مجدد و انطباق سیستم‌های اطلاعاتی موجود بر فرآیندهای جاری‌شان و کمک به تجمیع فرآیندها و یکپارچه‌سازی برنامه‌های درون و در امتداد زنجیره ارزش کسب‌و‌کار استفاده ‌کنند.

اجزای اصلی یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

ماژول‌های اصلی تشکیل‌دهنده یک نرم افزار BPMS بدین شرح است:

  • محیط طراحی فرآیند که عموما با زبان مدلسازی BPMN2 انجام می‌شود و در واقع کامل‌ترین زبان مدلسازی فرایندی جهان است.
  • موتور اجرای فرآیندی
  • نظارت بر فعالیت فرآیندها

چه زمانی می‌توانیم فرایندهای مدلسازی شده را در نرم افزار BPMS پیاده سازی نماییم؟

این سوال بسیار مهم و خوبی است که در مشاوره‌ها از تیم ما می‌پرسند. متاسفانه بسیاری از شرکت ها یا سازمان ها زمانی که مدلسازی و بهبود فرایندهای خود را آغاز می‌نمایند، بر این اساس پیش می‌روند که ابتدا تمامی فرایندها را شناسایی، مدلسازی و بهبود دهند و سپس بعد از مدتی طولانی فرایندها را در سیستم مدیریت فرایند اجرا نمایند. در صورتی که این رویه غلط است و اصلا توصیه نمی‌شود!

برای جلوگیری از آرمان گرایی و توجه به این اصل که فرایندها در گذر زمان تغییر می‌یابند؛ بهتر است دو الی سه و نهایت 5فرایند را شناسایی، مدلسازی و بهبود داده و سپس وارد نرم افزار BPMS مدنظر خود کنند و عملیات مکانیزه سازی و اتوماسیون کردن فرایندها را انجام دهند.

مقایسه نرم افزارهای BPMS با یکدیگر:

ما پیش از این به تفصیل در خصوص بهترین نرم افزارهای BPMS موجود در ایران صحبت کرده‌ایم و 6  نرم افزار BPMS برتر را مورد بررسی و مقایسه قرار دادیم. نرم افزارهایی که در این مقاله مورد بررسی قرار گرفتند عبارتند از:

چه سیستم هایی را می توان با BPMS ساخت؟

فرایندهای مربوط به مدیریت و توسعه استراتژی

  • تدوین و بازنگری استراتژی کسب و کار
  • برنامه ریزی اجرای استراتژی کسب و کار
  • ارزیابی و پایش استراتژی کسب و کار
  • تدوین استراتژی واحدی
  • پایش و ارزیابی اجرای استراتژی واحدی
  • پايش برنامه و بودجه

فرایندهای مربوط به تولید و ارائه محصولات

  • درخواست کالا از انبار
  • درخواست خرید
  • تهیه اسناد مناقصه خرید
  • خرید کالا
  • پایش برنامه ریزی تولید
  • برنامه ریزی تولید
  • تهیه شرح اختصاصی کالا
  • بازرسی کالا و تجهیزات
  • بازرسی تحویل
  • تهیه برنامه آزمایشات دوره ای
  • آزمایشات دوره ای
  • پایش فرايند تولید
  • کالبیراسیون تجهیزات آزمایشگاه
  • شناسایی محصول نامنطبق
  • حمل و جابجایی اقلام و تجهیزات
  • کنترل تردد اجناس
  • کنترل تردد افراد
  • کنترل تردد خودروها و ماشین الات
  • درخواست خرید مستمر
  • ورود کالا به انبار
  • انبارگردانی
  • خروج کالا از انبار
  • تحویل گیری اقلام مازاد و اسقاط

فرایندهای مربوط به مديريت خدمات مشتريان

  • ارزيابی رضایت مشتری
  • شناسایی نیازهای بالقوه مشتریان
  • ارائه اطلاعات تولید

فرایندهای مربوط به مدیریت منابع انسانی

  • برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی
  • باز طراحی ساختار سازمانی
  • ابلاغ الزامات بالادستي
  • کنترل تردد افراد
  • کاریابی کارکنان رسمی
  • جذب نیروی انسانی (جذب انبوه، فارغ نفت، امریه، پیمانکاری)
  • تبدیل وضعیت پیمانی به رسمی
  • جامعه پذیری و فراگیری آموزش های بدو استخدام
  • ارزیابی عملکرد کارکنان
  • نیازسنجی آموزشی
  • برنامه ریزی آموزشی
  • برگزاری دوره آموزش
  • ارزيابي اثربخشی آموزش
  • مدیریت شکایات کارکنان
  • سنجش رضایتمندی کارکنان
  • ارائه تسهیلات مسکن
  • ارائه تسهیلات
  • ارائه خدمات مهمانسراها و رستوران
  • برگزاری اردوی ایثارگران
  • برگزاری اردوهای بسیجیان
  • انتخاب و تشکیل هیات های ورزشی
  • مدیریت باشگاه فرهنگی و ورزشی
  • برگزاری مسابقات ورزشی
  • درخواست استفاده از مراکز ورزشی
  • صدور دفترچه درمانی / المثنی/ تعویض
  • درخواست کفالت
  • پرداخت هزینه‌های بیمه نکمیلی
  • درخواست برقراری یا انصراف از بیمه
  • درخواست تغییر منطقه‌ی درمانی
  • محاسبه کارکرد
  • مرخصی
  • ماموریت دورن شهری
  • ماموریت برون شهری
  • تعویض شیفت
  • درخواست خرید مرخصی
  • درخواست سرویس مدارس
  • صدور گواهی (اشتغال به کار+کسر از حقوق)
  • درخواست علی الحساب حقوق (دوماهه/موردی)
  • ارائه تسهیلات سفر (مصوب هیئت مدیره)
  • ترفیعات کارکنان
  • انتصابات کارکنان و تعدیل مدرک
  • بازنشستگی و خاتمه خدمت کارکنان

فرایندهای مربوط به کلان فرایند مدیریت فناوری اطلاعات و ارتباطات

  • مدیریت سبد خدمت
  • مدیریت کاتالوگ خدمت
  • مدیریت سطح خدمت
  • مدیریت ظرفیت
  • مدیریت امنیت اطلاعات
  • مدیریت تداوم خدمت
  • مدیریت تحقق درخواست
  • مدیریت حادثه اصلی
  • مدیریت حادثه
  • مدیریت رویداد
  • مدیریت مشکل کنش گرایانه
  • مدیریت مشکل
  • مدیریت پیکره بندی
  • مدیریت تغییر
  • مدیریت تغییرات اضطراری
  • مدیریت تغییرات استاندارد
  • مدیریت انتشار و استقرار
  • مدیریت بهبود مستمر خدمات
  • مدیریت دانش IT
  • مدیریت بودجه بندی عملیاتی IT
  • مدیریت تقاضا و ارتباطات کسب و کار IT
  • مدیریت دسترس پذیری سرویس های IT

فرایندهای مربوط به مدیریت منابع مالی

  • پيش بيني و تخصیص بودجه
  • تامين اعتبار تقاضاها
  • دریافت مطالبات
  • محاسبه قيمت محصولات تمام شده
  • پرداخت بیمه و ماليات کارکنان
  • پرداخت بیمه پیمان
  • تهیه صورت‌های مالی
  • آزاد سازی ضمانت نامه
  • مغایرت گیری
  • پرداخت
  • معرفی تنخواه گردان
  • تنخواه گردانی

فرایندهای مربوط به مدیریت دارایی‌ها

  • نت اصلاحی
  • نت پیشگیرانه
  • نت اضطراری
  • درخواست کار تعمیراتی فرعی
  • ریشه یابی خرابی RCA
  • تعمیرات اساسی
  • سرویس های دوره ای
  • بازرسي دوره ای تجهيزات
  • بازرسی مبتنی بر درخواست
  • شماره گذاری اموال
  • حذف و اسقاط اموال
  • گزارش اموال
  • جابجايی اموال
  • کنترل ورود و خروج اقلام

فرایندهای مربوط به مدیریت حقوقی و قرارداد ها

  • تنظیم اسناد مناقصه
  • برگزاری مناقصه
  • برگزاری مزایده
  • استعلام بها
  • ترک تشریفات مناقصه
  • ابلاغ و انعقاد قرارداد
  • رسیدگی به صورت وضعیت ها
  • ابلاع خاتمه پیمان
  • تمدید پیمان خرید
  • تمدید پیمان
  • فسخ/ ابلاغ خاتمه پیمان
  • فسخ پیمان
  • تسویه پیمان خرید
  • تسویه پیمان
  • انعقاد قرارداهای پرسنلی
  • تمديد قرارداهای پرسنلی
  • ارزیابی و انتخاب تامین کنندگان کالا
  • انتخاب مشاور
  • اظهارنامه
  • ثبت تغییرات شرکت
  • طرح شکوائیه
  • طرح دعوی حقوقی (دادخواست)
  • رسیدگی به نامه قضایی
  • پاسخ به استعلامات برون سازمانی
  • معاضدت پرسنل

فرایندهای مربوط به مدیریت روابط

  • تشکیل پرونده
  • ثبت فعالیت بسیجیان
  • تبدیل وضعیت بسیجیان عادی به فعال
  • آموزش های عمومی سالیانه
  • مدیريت اماکن فرهنگی
  • برگزاری مراسم و همایش ها
  • برگزاری مسابقات فرهنگی
  • ارزيابی و انتخاب امام جماعت
  • محاسبه کارکرد امام جماعت
  • تهیه و انتشار اخبار
  • اطلاع رسانی
  • برگزاری کنفرانس خبری
  • تحليل رسانه های خبری
  • توليد و انتشار محتوای چند رسانه ای
  • تامين اقلام تبليغاتی و هدايا
  • گردآوری اطلاعات و چاپ
  • هماهنگی بازدیدها

فرایندهای مربوط به توسعه و مدیریت قابلیتهای کسب و کار

  • بروزرسانی اسناد فنی
  • خلق دانش
  • تعریف/ بهبود فرایند
  • خود ارزیابی
  • تعریف پروژه های بهبود
  • شرکت در جايزه سرآمدی
  • برنامه ریزی و کنترل پروژه
  • تعیین اسکوپ پروژه
  • فسخ یا اتمام پروژه
  • فرایند بهینه کاوی
  • اندازه گيری و تحليل شاخص های بهره وری
  • بهینه سازی مصارف انرژی
  • ممیزی داخلی سیستم های مدیریتی
  • ممیزی خارجی سیستم های مدیریتی
  • بررسی درخواست طرح اصلاحی
  • اظهار نظر TSR
  • طراحی و اجرای پروژه TSR
  • شناسایی ریسک ها
  • ارزیابی ریسک ها

فرایندهای مربوط به HSE

  • مدیریت پروانه فعالیت
  • توزیع دوره ای البسه ایمنی
  • ارزیابی ریسک ایمنی
  • نظارت بر الزامات HSE پیمانکاران
  • آماده سازی گزارشات ایمنی
  • بررسی و تحلیل حوادث
  • مدیریت گزارشات عدم انطباق HSE
  • RSE-tour
  • بازرسی دوره ای ایمنی
  • آماده باش آتش نشانی (stand by)
  • مانور
  • عملیات امداد و اطفا
  • برنامه ریزی و اجرای آموزش های آتش نشانی
  • مدیریت شرایط اضطراری
  • ارزیابی و پایش پدافند غیر عامل و شرایط اضطراری
  • برنامه ریزی آموزش شرایط اضطراری
  • مانور سطح 2
  • مانور سطح 3
  • انجام معاینات طب صنعتی پیمانکاران
  • اندازه گیری و تحلیل گزارشات عوامل زیان آور محیط کار
  • بازرسی دوره ای واحدها
  • تهیه شناسنامه شغلی و کارگاهی کارکنان
  • ارائه خدمات درمانی و اورژانس
  • ارزیابی و پایش بهداشت عمومی و محیط
  • انجام معاینات طب صنعتی پرسنل
  • ارائه خدمات تغذیه و سلامت
  • پایش جنبه های زیست محیطی
  • بازرسی های زیست محیطی واحدها
  • مدیریت پسماند
  • نظارت عالیه بر فضای سبز
  • نگهداشت فضای سبز

در این مقاله سعی کردیم چکیده‌ای از رویکرد BPM و بازوی اجرایی آن یعنی BPMS مطرح کنیم. اگر شما نیز مانند بسیاری از شرکت‌ها یا سازمان‌های ایرانی و جهانی، به فکر این افتاده‌اید که برای مکانیزه کردن، خودکارسازی و یا یکپارچه سازی فرایندها از راهکار BPMS استفاده نمایید، پیشنهاد می‌دهیم فرم جلسه دمو را تکمیل کنید تا از مشاوره کامل تیم ایران بیزاجی بهره‌مند شوید.

مقالات

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *