نحوه انتخاب یک سیستم مدیریت فرایند BPMS مناسب

سیستم مدیریت فرایند نرم افزار BPMS

سیستم مدیریت فرایند یا نرم افزار BPMS به‌عنوان یک ابزار یا راهکار به معنای واقعی برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار سازمان است. اهمیت انتخاب یک سیستم مدیریت فرایند BPMS مناسب برای یک سازمان بالاست و چه‌بسا سازمانهایی که در هنگام خرید و انتخاب اینگونه نرم‌افزارها دچار اشتباه می­شوند.

در این نوشته به شما کمک خواهیم کرد تا با بررسی شاخص های اصلی، یک سیستم BPMS را هم از لحاظ فنی و هم از لحاظ اجرایی بررسی نموده و درنهایت با جمع‌بندی نهایی بتوانید یک سیستم مدیریت فرایند BPMS مناسب و برتر را برای سازمان خود انتخاب نمایید.

گفتنی است تعداد شاخص های ارزیابی سیستم مدیریت فرایند BPMS بالغ بر 700 مورد است ولی در ادامه به ارائه برخی از معیارهای مهم انتخاب نرم افزار BPMS مناسب خواهیم پرداخت.

برخی از گروه معیارهای اصلی هر چک لیست عبارتند از:

  • مدل­سازی فرایندها
  • موتور گردش کار
  • مدیریت قواعد کسب­ وکار
  • پایش و بهینه ­­سازی فرایندها
  • مدیریت تغییر فرایندها
  • داده­ های فرایندها
  • الگوهای بهینه فرایندی
  • یکپارچه­ سازی با سایر نرم­ افزارها
  • مدیریت نقش­ ها
  • فرم­ های ورود اطلاعات
  • مقیاس ­پذیری
  • بومی­ سازی
  • مدیریت امنیت
  • معماری پایه
  • پایگاه داده­ها
  • و…

برخی از مهم­ترین معیار­های انتخاب نرم افزار BPMS مناسب

در ادامه برخی از مهم­ترین معیارها و شاخص­هایی که بر اساس آن می­توانید یک سیستم مدیریت فرایند BPMS مناسب را تشخیص دهید ارائه گردیده است.

پشتیبانی از استانداردهای جهانی مدل­سازی فرایندها (استاندارد BPMN2)

قابلیت import طراحی های فرایند با فرمت ها و ورژن­های مختلف مانند VISIO,XPDL, BPEL و . . .
قابلیت Export طراحی­های فرایند انجام شده توسط محصول به فرمت­ ها و ورژن­ های مختلف مانند  VISIO,   XPDL,BPELو …
امکان شبیه ­سازی فرایندهای مدل شده
یکپارچگی محیط شبیه­ سازی و محیط مدل­سازی
امکان بهینه­ سازی در زمان اجرا از طریق ارائه گزارش­های تحلیلی هنگام تعریف قواعد کسب­ و کار
امکان بررسی و مدیریت خطا و استثنائات در گردش کارها
ابزار گرافیکی برای تعریف افراد، نقش ها و گروه­ های کاری
ابزار گرافیکی برای تعریف رخدادها، شامل رخدادهای خارجی به عنوان بخشی از فرایند. این رخدادها بتوانند بر نمونه فرایندهای در حال اجرا اثر بگذارند.
امکان پیگیری و مدیریت چندین ورژن از فرایندها، قواعد، مدل­ های سازمانی، مستندسازی، شبیه­ سازی­ها، گزارش­ ها، کارها
امکان استفاده از تقویم­ های بومی شده برای هر کاربر مشخص
امکان ایجاد الگوهای شاخص ه­ای مشروط و حلقه در گردش ­کارها
قابلیت انتساب وظایف به نقش­ها و گروه­ها توسط ابزار گرافیکی
قابلیت الصاق دستورالعمل جهت انجام و تکمیل مراحل کاری پیچیده
قابلیت تشخیص گلوگاه ­ها در هنگام شبیه­ سازی
محیط مناسب همکاری در هنگام مدل­سازی فرایند برای افراد تیم طراحی
پشتیبانی از رخدادهای human base
پشتیبانی از رخدادهای system base
ابزار مناسب مستندسازی و حاشیه­ نویسی در مدل­ساز فرایند
Online help
ارائه دانش BPM شرکت از طریق یک وب سایت راهنما
مستندات آموزشی کامل برای محصول
قابلیت آرشیو و استفاده مجدد از زیر فرایندها
امکان توقف یک گردش کار توسط (suspend)، و راه اندازی مجدد آن (resume)
اطلاع رسانی فرایند متوقف شده و تأثیرات آن به سوپروایزر
نمایش فرایندهای متوقف شده در لیست کاری کاربران
قابلیت الحاق تریگرهایی (مانند ارسال پست الکترونیکی، آغاز یک فرایند یا …) به گردش­کار جهت آغاز و اجرای برخی کارها
وجود دستورالعمل­های وظایف شامل چک لیست زیر وظایف در رابط­های کاربری
امکان درج توضیحات کاربران روی Task
قابلیت تعریف فرم­ها توسط کاربر
ارائه امکانات مدیریت مستندات و مدیریت محتوا
نیاز حداقل به مهارت­ های برنامه ­نویسی در طراحی فرایند
قابلیت تست و غلط زدائی طراحی
امکان طراحی فرم در ابزار مدلسازی
امکان مدیریت ورژن گردش­کارها
امکان تولید artifacts در هنگام مدل­سازی
امکان مشخص کردن قسمت­ها یا گروه ­های کاری توسط swim lane در مدل­ساز فرایند
قابلیت ایجاد گزارش برای سطوح مختلف مانند مدیران، کاربران یا ادمین­های BPM
امکان ایجاد نمودارها و گزارش­های عادی روی داده­ های فرایند بدون نیاز به کدنویسی
قابلیت آرشیو کردن داده­ های منتج از اجرای فرایند در زمان­های گذشته، مجزا از داده ­های جاری
قابلیت ردیابی و جمع­ بندی و تحلیل روند مدت زمان انجام هر کار
قابلیت ذخیره­ سازی رخدادهای گردش­کار مانند شروع، پایان، توقف، آغاز مجدد، ایست، صرف نظر، انتقال، خطا، به همراه مهر زمانی برای رخداد در لاگ فایل­ها
امکان تعریف گزارش­های مرسوم بدون برنامه ­نویسی
آرشیو ضمائم موجود در گردش ­کار به همراه اقلام کاری مرتبط
قابلیت پیکره ­بندی سطوح مختلف لاگ­ گیری برای هر گردش ­کار
قابلیت تعریف اولیه مایل استون ها در یک فرایند که می­تواند در تعیین درصد پیشرفت یک قلم­کاری استفاده شود
رابط اجرا، مدیریت و به ­کارگیری ماژولهای گزارش­گیری و پایش
قابلیت استفاده از ابزارهای گزارش­گیری استاندارد مانند استیمول سافت و سرویسهای گزارش ساز مثل SQL Server برای گزارش ­سازی روی داده­ های ایجاد شده هنگام اجرای فرایند و سایر داده ­های مربوط به BPM
قابلیت drill down روی نمودارها و گزارش ­ها برای اکتشاف علت­های ریشه­ای
انواع چارت­ها و گزارش­های اضافه بر سازمان مانند گزارش­های مدیریتی شامل گزارش­ها و نمودارهای آماری عملکرد کاربران، درصد تکمیل گردش­کار، وضعیت قلم­کاری، زمان لازم برای تکمیل هر مرحله کاری در یک گردش­کار و . . .
محیط پرتال وب پایه اضافه بر سازمان برای کاربر نهائی، کاربران کسب­ وکار، تحلیلگران، مدیران و ادمین­ ها به همراه رابط­ های کاربری متفاوت برای کارهایشان، همچنین سطوح مختلف اختیارات برای پروفایلهای مختلف کاربران
قابلیت ارائه پیام های اخطار به کاربر نهائی و مدیر پرتال کاری وقتی یک قلم کاری ایجاد یا به عنوان کاری با الویت بالا تیک خورده است.
قابلیت جستجو اقلام کاری روی لیست­های کارگران دیگر بوسیله کاربران مجاز
قابلیت انتساب وظایف به کاربران منطبق با پروفایل کاربر و قواعد بکار رفته در داده های کسب و کار را در یک قلم­کاری
قابلیت کنسل کردن یا اضافه کردن اقلام کاری از صف کارها (درصورت نیاز) توسط کاربران مجاز
قابلیتی که به مدیران اجازه می­دهد تا به صورت دستی اقلام کاری را به کاربران مشخص نسبت دهند
قابلیت ردیابی و انتساب مجدد اقلام از صف کار کاربر بوسیله کاربران مجاز
قابلیت ردگیری و گوشزد به کاربر در باره قلمی که کنسل شده است یا از صف کارهایش حذف شده است
قابلیت فیلتر کردن یا پرس و جو برای کمک به سوپروایزرها و کاربران برای مشاهده داده های لیست کاری
کاربران بتوانند لیست کار را بر مبنای الویت و یا تاریخ خاتمه برای اقلام مربوط به خودشان فیلتر یا مرتب سازی کنند
ماژول مدیریت کاربران امکان پیکربندی آسان گروه های کاربری، نقش ها و اختیارات را فراهم کند.
قابلیتی که به کاربران مجاز دهد الویت ها و موعدهای متفاوتی را برای اقلام کاری نسبت دهند.
قابلیت تشخیص وجود اقلام کاری تکراری در هنگام ورود یک قلم کاری جدید به خصوص برای ایجاد دستی اقلام کاری
وظایف به صورت خودکار به سایر کاربران بر مبنای قواعد تعطیلات یا اضافه بار کاری تفویض خواهد شد.
قابلیت بومی سازی نمای لیست کاری برای کاربران. برای مثال: پنهان کردن برخی ستون­ ها و مرتب کردن اقلام کاری براساس نوع گردش­کار
امکان دستکاری نمونه فرایندها توسط ادمین سیستم و کاربران مجاز وجود دارد: ایست، صرفنظر، شروع بعد از توقف،شروع مجدد و غیره
رابط کاربری برای ایجاد قواعد کسب ­و کار
قابلیت تست قواعد کسب­ و کار برای تضمین اینکه قبل از توسعه آنها کامل هستند و فاقد هرگونه ابهام می باشند.
قابلیت جداسازی قواعد تصمیم سازی از مشخصه گردشکار فرایند و منطق برنامه برای ایجاد امکان به روز رسانی پویای قواعد
پشتیبانی از قواعد پویای فرایند
قابلیت تأثیرگذاری بر نمونه­ های در حال اجرا از فرایندهای متاثر وقتی قواعد کسب و کار، در هنگام اجرا، اصلاح و بارگذاری شده اند
ارتباطات/تبادل اطلاعات میان موتور قواعد و موتور فرایند در زمان طراحی و زمان اجرا
ماژول طراح فرم با قابلیت هایی مانند درگ و دراپ کردن اشیاء مانند تکست باکس ­ها، چک باکس­ ها، کلیدهای رادیویی برای سرعت بخشیدن به ایجاد فرم­ها برای مراحل تعاملات کاربری
قابلتی که به کاربران اجازه می دهد تا چیدمان یک فرم را برای استفاده در گردشکار طراحی کنند
قابلیت ترکیب (Merge) داده های کسب و کار در فرمهای نامه و چاپ آنها
قابلیت اعتبار سنجی انواع فیلدها در فرم برای کاهش ورود داده های نادرست
وجود قابلیت کنترل روابط بین فیلدی به طوری که اگر داده ای در یک فیلد وارد شد فیلد مرتبط دیگر نیز حتماً ورود اطلاعات شود و خالی نماند.
قابلیت ایجاد، بایگانی، اصلاح و استفاده مجدد فرم­ها
قابلیت Embed کردن فرمولها در فیلدهای ورود اطلاعات برای انجام محاسبات
قابلیت الصاق اسناد به قلم کاری و قابل مشاهده بودن آن برای همه کارگرانی که روی مراحل کاری در یک نمونه گردش­کار مشابه کار می کنند. برای مثال، یک کارگر یک فولدر
قابلیت نگهداری و توزیع ورژن­ های مختلف گردش­کار (طرح فرایند قابل اجرا) از مخزن
قابلیت به­ روزرسانی و توزیع مجدد مدل فرایندها بدون تأثیر نامطلوب روی نمونه های در حال اجرایش اجازه هم­زیستی ورژنهای متنوع از یک فرایند مشابه (دو نشر متفاوت)
قابلیت در اختیار قراردادن متعادل­ سازی بار و قابلیت جلوگیری از خرابی
قابلیت اجرا در محیط Vmware
پشتیبانی از Soap
پشتیبانی از LDAP
امکان ارتباط (دریافت و ارسال اسناد و مدیا) از سامانه مدیریت مستندات
قابلیت استفاده از رویدادهای خارجی و داخلی
(تایمر تقویم، پیام، قوانین و غیره) برای شروع یا راه اندازی یک فرایند نمونه را داشته باشد. به عنوان مثال ما می­خواهیم یک گردش کار در تاریخ 1 ژوئیه هر سال آغاز گردد.
قابلیت اجرای برخی کارها (از قبیل فرستادن یک ایمیل به یک یا گروهی از کاربران تعیین شده، آغاز دوباره یک حالت به تعلیق درآمده به عنوان مثال زمانی که تایمر منقضی می شود) هنگامی که رویدادی رخ می­دهد
ماژول مدیریت خطاها و استثناءها
قابلیت حق دسترسی های مختلف به ماژول های مختلف باتوجه به گروه­ های مختلف و یا نقش­هایی که کاربر به آنها تعلق دارد. کارکردن با سرویس Active Directory مایکروسافت که در سازمان ها در حال اجرا است.
سادگی و کاربرپسندی ساخت فرایند در محیط توسعه فرایند
سرعت ساخت فرایند در محیط توسعه ساخت فرایند

سادگی و کاربرپسندی محیط اجرا و کاربری

و…

از میان شاخص های اشاره شده در لیست بالا، نرم افزار Bizagi از تمام موارد اشاره شده پشتیبانی کرده و از این حیث یک نرم افزار BPMS عالی به شمار می رود.

مقالات

2 دیدگاه

  • سلام و درود
    این همه امکانات ! بسیار عالی !
    واقعا جذاب و مفید بود !
    لطفا این امکانات را با توضیحات بیشتر بیان کنید .
    با تشکر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نیاز به مشاوره دارید? با ما گفتگو کنید