نسل جدید سیستم مدیریت گردش کار با BPMS بیزاجی

سیستم مدیریت گردش کار با BPMS بیزاجی

منظور از نسل جدید سیستم مدیریت گردش کار (BPMS) چیست؟

برای پاسخ به این سوال در ابتدا باید بدانیم که ضعف یک سیستم مدیریت گردش کار سنتی و منقضی شده چیست:

  • در این سیستم‌ها تنها فرایندهای ساده و نه چندان پیچیده را می‌شود مکانیزه کرد و اگر فرایند مقداری پیچیده گردد، نیاز به کدنویسی زیادی پیدا می‌کند. این در حالی است که اغلب فرایندهای شرکت یا سازمان دارای پیچیدگی‌ها و حالت‌های زیادی است و سیستم باید برای تمامی حالات آمادگی داشته و پاسخگو باشد.
  • انتقال داده‎ها بر اساس مسیرها و قوانین از پیش مشخص شده بوده و تجزیه و تحلیلی بر روی داده‎ها و فرایندها صورت نمی‌گیرد.
  • سیستم گردش کار در واقع مانند یک پیک عمل می‌کند که تنها وظیفه جابجایی دارد و از محتوای درون آن آگاهی نداشته و بنابراین نمی‌تواند تجزیه و تحلیل خاصی انجام دهد.
  • گزارشات مدیریتی و سیستم مانیتورینگ این سیستم‌ها در مقایسه با نسل جدید سیستم گردش کار (BPMS) بسیار ضعیف است و قابل مقایسه نیست.
  • تنها از قواعد یا Business Rule های ساده پشتیبانی می‌کنند.
  • معمولا به صورت یک سیستم نرم افزاری مستقل به فروش نمی‌رسند و در در کنار یک اتوماسیون اداری قرار می‌گیرند که از معایب آن بسیار می‌توان سخن گفت! (مثلا اینکه شرکت‌های ایرانی بر خلاف رویه جهانی، اطلاعات ارزشمند کسب و کار را به عکس و متنی تبدیل می‌کنند که قابلیت پایش و گزارش گیری حرفه‌ای ندارند)
  • رویکرد سیستم مدیریت گردش کار سنتی وظیفه‌ای (Task محور) است و فرایند محور نیست.
  • پایگاه داده سیستم‌های گردش کار اغلب غیرشفاف و بسیار پیچیده بوده و مدیریت جداول آن براحتی صورت نمی‌گیرد.
  • ادغام و یکپارچه سازی فرایندها و همچنین متصل شدن به سایر سیستم‌های نرم افزاری محدود و اجرای آن پیچیده است.
  • برای برقراری با سایر دیتابیس‌ها پیچیدگی‌های بسیاری وجود دارد.
  • زبان مدلسازی این سیستم‌ها عموما اختصاصی یک شرکت خاص است و یک استاندارد جهانی نیست. این در حالی است که نسل جدید سیستم مدیریت گردش کار (BPMS) از زبان مدلسازی استاندارد بسیار قوی و دقیق BPMN استفاده می‌کند که مورد قبول تمامی شرکت‌ها و سازمان‌های جهان است.
  • از قابلیت ورژنینگ فرایند (نسخه‌های متعدد از یک فرایند) پشتیبانی نمی‌کنند.
  • اعمال تغییرات در سیستم گردش کار سخت انجام می‌شود. (در مقابل آن، تغییرات در سیستم گردش کار نسل جدید (BPMS) بسیار سریع و راحت صورت می‌گیرد.

نحوه ساخت یک سیستم مدیریت گردش کار حرفه‌ای در نرم افزار Bizagi

گردش کار در bizagiاکنون که با ضعف سیستم‌های گردش کار سنتی آشنا شدیم، باید بدانیم که آیا نسل جدید این تکنولوژی‌ها (BPMSها) بر مشکلات ذکر شده فائق آمده‌اند؟ در ادامه این مقاله سعی داریم مروری داشته باشیم بر نحوه ساخت و طراحی سیستم مدیریت گردش کار حرفه‌ای (با نگاه فرایندی) در یکی از بهترین BPMSهای حال حاضر جهان یعنی نرم افزار Bizagi. لازم به ذکر است در نسل جدید سیستم های گردش کار بهتر است به جای واژه “کار” از اسم “فعالیت” استفاده گردد تا مفهوم جریان فرایندی که شامل مجموعه ای از Taskها است را بهتر برساند. اما به جهت عادت مخاطبین به این کلیدواژه، ما نیز در این مقاله از اسم گردش کار استفاده می‌کنیم.

به کمک نسل جدید سیستم مدیریت گردش کار (BPMS)، شما با کمترین میزان دانش کدنویسی می‌توانید کل زیرساخت فرایندی سازمان را در این پلتفرم فوق‌العاده کاربردی پیاده سازی نمایید.

محیط ادمین نرم افزار Bizagi طی 7گام شما را راهنمایی می‌کند که چگونه برای فرایندهای سازمان، گردش کار ایجاد نمایید.

گام اول: طراحی مدل فرایند

طراحی مدل فرایند در bizagiنسل جدید سیستم‌های گردش کار (BPMS) به پشتوانه زبان BPMN می‌توانند پیچیده‌ترین فرایندهای کسب و کار را نیز مدلسازی نمایند. البته باید توجه داشت که میزان پشتیبانی از نوتیشین‌ها یا نمادهای BPMN در نرم‌افزارهای BPMS، یکسان نیست.

خوشبختانه نرم افزار بیزاجی از این حیث بسیار موفق عمل کرده و پشتیبانی کاملی از نوتیشن‌های BPMN2 دارد.

گام دوم: تعریف مدل داده در محیط دیتابیس شفاف

دیتابیس سیستم گردش کار بیزاجیهمانطور که در ابتدای مقاله ذکر شد، یکی از ضعف‌های سیستم گردش کار سنتی، عدم شفافیت و دسترسی سخت به دیتابیس بود. البته این ضعف همچنان در بسیار از BPMSها که از آن‌ها به عنوان نسل جدید سیستم گردش کار یاد کردیم وجود دارد.

پلتفرم Bizagi از محدود BPMSهایی است که در یک محیط کاملا کاربرپسند، دسترسی کاملی برای مدیریت دیتابیس در اختیارتان قرار می‌دهد. شما می‌توانید به راحتی فیلدهای مدنظرتان که در حین اجرای فرایند قرار است مورد استفاده قرار گیرند را تعریف کرده و در گام بعدی یعنی طراحی فرم، آن‌ها را فراخوانی کنید.

همچنین از طریق گزینه Replicated و vertualized می‌توانید به دیتابیس‌های دیگر سازمانتان متصل گردید و دیتای مدنظر خود را در محیط دیتابیس این نرم افزار فراخوانی کنید.

گام سوم: طراحی فرم های حرفه‌ای

طراحی فرم در نرم افزار بیزاجیبه طور حتم یکی از انتظارات اساسی از یک سیستم مدیریت گردش کار نسل جدید (BPMS)، امکانات فراوان محیط طراحی فرم آن است.

محیط طراحی فرم نرم افزار Bizagi امکانات متعددی در اختیار شما می‌گذارد تا بتوانید پیشرفته ترین فرم ها را در سریع ترین زمان و به زیبایی بسازید! برخی از امکانات محیط طراحی فرم Bizagi عبارت‌اند از:

  • امکان درگ و اند دراپ برای قرار گرفتن فیلدها در محیط فرم
  • چند ستونه کردن محیط طراحی فرم با نسبت های متفاوت
  • فرم آفلاین
  • ویجت های آماده و رایگان
  • کنترل ریسپانسیو بودن فرم ها در سایز گوشی و تبلت
  • امکان تعریف شروط متفاوت برای نحوه نمایش به کاربران، اجباری بودن یا نبودن فیلدها، قابل ویرایش بودن یا نبودن فیلدها و…
  • امکان تعریف اکشن‌های متفاوت
  • و…

گام چهارم: تعریف بیزنس رول Business Rules

تعریف بیزنس رول Business Rulesدر ابتدای مقاله ذکر کردیم که یکی از مشکلات اساسی سیستم‌های گردش کار سنتی این است که تنها می توان قوانین ساده را در آن تعریف نمود. اما در یک سیستم گردش کار نسل جدید شما می‌توانید انواع پیچیدگی های قوانین کسب و کار را برای فرایندهای خود تعریف نمایید.

در بخش Business Rules نرم افزار بیزاجی، شما به راحتی می‌توانید برای نقاط تصمیم گیری (Gateways) و همچنین فعالیت‌ها (Taskها) قوانین متعددی تنظیم کنید و فرایندهای سازمان را با هر مقدار پیچیدگی که دارند، در کوتاه ترین زمان و با کمترین میزان کدنویسی برای اجرا در محیط واقعی آماده نمایید.

گام پنجم: مدیریت ایفا کنندگان فعالیت‌های یک فرایند

مدیریت کاربران گردش کاربه طور حتم در حین پیاده سازی سیستم گردش کار نیاز به مدیریت پیشرفته کاربران سازمان خواهید داشت. احتمالا با مشاهده امکانات مدیریت کاربران نرم افزار BPMS بیزاجی شگفت زده خواهید شد. پیش از ورود به فضای مدیریت ایفاکنندگان بهتر است سازمان خود را در نرم افزار Bizagi تعریف نمایید.

شما به راحتی می‌توانید سمت‌های سازمانی، واحدهای سازمانی، مناطقی که دفاتر کسب و کار شما در آن مناطق مستقر هستند، نقش‌های سازمانی و مهارت‌های مختلفی که در سازمان شما موجود هست را تعریف نمایید. همچنین می‌توانید به راحتی مدیر هر کابر و جانشین او را تعیین کرده و در مواقع مورد نیاز آن ها را فراخوانی نمایید.

در بخش مدیریت ایفاکنندگان تنظیم نمایید که بر روی هر Task یا فعالیت اشخاص با چه سمتی، از کدام واحد، در کدام منطقه، با چه نقشی، با چه مهارتی کار خواهند کرد.

گام ششم: یکپارچه سازی و ادغام فرایندها و سیستم های کسب و کار

یکپارچه سازی و ادغام فرایندهاعموما در اکثر مواقع، فرایندهای کسب و کار در حین اجرا نیاز پیدا می‌کنند که با یکدیگر و همچنین با سایر سیستم های نرم افزاری سازمان ارتباط برقرار کنند تا داده‌های مورد نیاز تبادل گردند (مثلا در حین اجرای یک فرایند ممکن است . نرم افزار Bizagi چندین روش برای اتصال به سایر سیستم‌های نرم افزاری دارد؛ از جمله:

  • استفاده از Service Task در مدلسازی فرایند و اختصاص دادن API یا وب سرویس به آن فرایند.
  • اتصال دیتابیس
  • استفاده از کانکتورهای Bizagi برای اتصال به سیستم هایی مانند: اکسل، SAP، Power BI، ترلو و…
  • استفاده از وب سرویس های بیزاجی برای استفاده در سایر سیستم های نرم افزاری

اجرای گردش کار و به عبارت صحیح تر: اجرای فرایند ساخته شده

آخرین گام مربوط به ساخت فرایند یا گردش کار یاد شده، گام اجرا هست. پس از زدن گزینه RUN وارد فضای کارتابلی می‌شوید که تحت وب بوده و کاربران سازمان شما به راحتی می‌توانند در لپ تاپ یا Pc یا گوشی و تبلت خود فرایندهای ساخته شده را با سطح دسترسی تعیین شده مشاهده کنند.

مقالات

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نیاز به مشاوره دارید? با ما گفتگو کنید