امروزه یکی از چالش‌های سازمان های پویا و چابک کشورمان (که زودتر از سایر رقبای خود به اهمیت استفاده از BPMS پی می‌برند)، انتخاب یک سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) خوب و با کیفیت است. زیرا اگر در این مرحله انتخاب مناسبی صورت نگیرد باعث هدررفت منابع مالی و زمانی سازمان می شود.
ابزاری که در این مرحله انتخاب می گردد ضمن توجه به سادگی در پیاده‌سازی، باید پاسخگوی فرآیندهای پیچیده سازمان نیز باشد و امکانات مناسبی برای مدلسازی، اجرا، پایش، تجزیه و تحلیل و ارائه گزارشات کاربردی قرار دهد.
پیش تر در مقاله ای با عنوان “معرفی 6 نرم افزار BPMS که مناسب سازمان های ایرانی هستند” توضیحات کاملی برای شما عزیزان ارائه دادیم تا فرآیند تصمیم گیری را برایتان ساده تر کنیم اما از میان آن 6 نرم افزار با کیفیت، همواره نام دو رقیب بیشتر مطرح می شود و مورد مقایسه قرار می گیرند؛ نرم افزار بیزاجی و نرم افزار پروسس میکر.
همانطور که در آن مقاله نیز اشاره کرده ایم، انتخاب یک BPMS مناسب به نیاز آن کسب و کار و پیچیده بودن فرآیندها بر می‌گردد.
ما دو نرم افزار بیزاجی و پراسس میکر را پیش‌تر از لحاظ پارامترهای فنی مورد مقایسه قرار داده‌ایم و برنده این رقابت نیز مشخص شده است. در این مقاله اما تمرکز ما بر روی گزارش هایی است که این دو ابزار در اختیار مدیران کسب و کار و صاحبان فرایند قرار می دهند و در تصمیم گیری های آتی سازمان بسیار تاثیر گذارند.
مقایسه گزارش های نرم افزار Bizagi و ProcessMaker
گزارش در واقع نمایش زیرمجموعه ای از اطلاعات است که دارای یک قالب سازمان یافته می‌باشد و به شیوه های مختلف می توان از آن ها استفاده نمود. از بررسی های اطلاعاتی گرفته تا ورودی هایی برای تصمیم گیری. هرگزارش در واقع نوعی بازنمایی از داده های تولید شده و ذخیره شده در مجموعه نرم افزار است.
نرم افزار پروسس میکر چه قابلیت هایی برای گزارش گیری در اختیار ما می گذارد؟
نرم افزار ProcessMaker (پروسس میکر) یک ابزار مدیریتی در زمینه BPM و گردش کار محسوب می‌شود. این ابزار به شما این امکان را می‌دهد که فرآیندهای کسب و کار و گردش‌های کاری خود را طراحی، اتوماسیون و راه اندازی کنید. در این مقاله موضوع ما معرفی نرم افزار ProcessMaker نیست و می خواهیم توانمندی و قابلیت آن را در گزارشات با نرم افزار BPMS بیزاجی مقایسه نماییم.
دسته بندی داده های مربوط به گزارشات در پروسس میکر در سه دسته صورت می گیرد:
- داده های اپلیکیشن: داده های اپلیکیشن، تمام داده های مربوط به پروسس میکر (کاربران، نقش ها، گروه ها، مجوزها، لیست مربوط به بازرسی ورود به سیستم و غیره) است.
- داده های فرآیند: منظور از داده های فرآیند، تمام داده هایی است که هنگام اجرای موتور BPM تولید می شوند. مشخصه اصلی این نوع داده ها این است که می توان آنها را به صورت موردی (بر اساس شماره پرونده، تعداد دفعات اجرا، تاریخ اجرا، زمان اجرا و غیره) فهرست بندی کرد.
- داده های کاربری: منظور از داده های کاربری تمام داده هایی است که به کاربر مربوط می شوند. این داده ها بسته به کاربر (جداول pm، تعریف های موردی / متغیرها ، داده های خارجی و غیره) می توانند استاتیک یا پویا باشند.
نکته قابل تامل اینست که در پروسس میکر برخی از قابلیتهای مهم نظیر داشبوردسازی و گزارش سازی پیشرفته، Process Validator (ماژول کنترل اعتبار پردازشها و فرایندها) ، جستجوهای حرفه ای و پیشرفته ، استفاده از فیلدهای تصویر مثل امضاء و … وجود ندارد.
انواع نمودارهای قابل ارائه در پروسس میکر:
|
نوع |
توضیحات |
|
Vertical Bar |
داده های گزارش به صورت میله های عمودی نمایش داده می شوند. این نوع گزارش برای نمایش کمیت‌ها بر اساس یک طبقه بندی، مفید است. |
|
Horizontal Bar |
داده های گزارش به صورت میله های افقی نمایش داده می شوند. این نوع گزارشات در پروسس میکر برای نمایش کمیت ها بر اساس یک طبقه بندی، مفید است. |
|
Line |
نمودار خطی داده های نقطه‌ای شکل را روی یک خط ترسیم می‌کند. از این نوع نمودار معمولاً برای نمایش یک روند در داده‌ها استفاده می شود. |
|
Pie |
داده های گزارش به صورت نمودار پای نمایش داده می شوند. این نوع نمودار معمولاً برای نشان دادن شکست مجموعه‌ای از مسائل استفاده می‌شود. توجه داشته باشید که نمودار پای تنها می تواند یک سری داشته باشد. |
|
Donut |
داده های گزارش به صورت نمودار دوناتی نمایش داده می‌شوند. دقیقاً همانند نمودار پای از این نوع نمودار برای نشان دادن شکست مجموعه‌ای از مسائل استفاده می شود. با این وجود نمودار دونات به استفاده از سطوح تأکید بیشتری می‌کند تا توجه بیننده را بیشتر به تغییرات در مقادیر کلی جلب نماید. توجه داشته باشید که هر دو نمودار پای و نمودار دوناتی فقط می توانند یک سری داده داشته باشند. |
یک نمونه نمایش دوناتی گزارشات در پروسس میکر
یک نمونه نمودار پای در پروسس میکر
همه می دانیم BPMS پروسس میکر رایگان است اما نکاتی همچون ضعف در گزارش گیری و … باعث می شود پروسس میکر در انتخاب ما قرار نگیرد و البته گزارشات ذکر شده در بالا نیز در نسخه رایگان آن قرار ندارد. (برای مقایسه بیشتر دو نرم افزار Bizagi و process maker کلیک کنید)
نرم افزار بیزاجی چه قابلیت هایی برای گزارش گیری در اختیار ما می گذارد؟
نرم افزار Bizagi مجموعه ای کامل از شاخص‌های عملکرد را برای تحلیل رویدادهای فعلی و رویدادهایی که قبلا اتفاق افتاده، ارائه می‌دهد. مشاهدات و نتیجه گیری‌های به دست آمده از گزارش های بیزاجی (Bizagi) به تحلیلگران کمک می‌کند تا فرآیند را درک نموده و فرصت‌های بهبود را شناسایی کنند.
گزارش های بیزاجی (Bizagi) مجموعه گسترده‌ای را برای نظارت بلافاصله بر عملکرد کسب و کار ارائه داده و نشان می‌دهند که کارها یا فرآیندها به موقع انجام می‌شوند، عقب مانده‌اند و یا زمان آن روبه اتمام است و …
در نرم افزار Bizagi همچنین امکان نظارت بر تمام اطالاعات فرایندی و زمان انجام آن ها را دارید.
ابزارهای گزارش های بیزاجی (Bizagi) در قسمت Work Portal و در Report menu قرار دارند. این گزارش‌ها به صورت زیر و در چهار دسته طبقه بندی می‌شوند:
- Business Activity Monitoring – BAM: نظارت بر فعالیت‌های کسب و کار، گزارش و داده های آن را به صورت گرافیکی در مورد مراحل اجرای فرایند و state آن و همچنین کارها طبقه بندی شده توسط فرآیند را ارائه می‌دهد.
- Analytics – گزارش های تحلیلی: اگر می خواهید به صورت گرافیکی عملکرد فرآیندها را مشاهده کنید تا ببینید چه تعداد فرایند به اتمام رسیده اند و غیره این گزارش های برای شما مناسب است.
- Sensor – سنسورها: شما در این نرم افزار دو سنسور Counters و Stopwatches را در اختیار دارید که به شما کمک می کند تا اطلاعات دریافت شده در فرآیند را استخراج کنید.
- My Reports – گزارش های من: اجازه دسترسی به گزارشهای ذخیره شده توسط کاربر را می‌دهد.
گفتنی است کلیه گزارش های اشاره شده در بالا در نسخه ارائه شده نرم افزار Bizagi توسط تیم ایران بیزاجی موجود است.
جمع بندی:
ما در پروسس میکر گزینه ای برای monitoring فرایند و گزارش گیری نداریم. بنابراین نرم افزار پروسس میکر از این حیث از قابلیتهای ساده و معمول مورد انتظار نیز برخودار نیست اما نرم افزار Bizagi به نسبت گزینه های بسیار جامع تر و قدرتمندتری را در اختیار ما قرار می دهد.
- ابزار BAM شامل سه نوع گزارش است:
- Process BAM: می‌توانید وضعیت فعلی همه فرآیندهای در حال انجام را تجزیه و تحلیل نمایید.
- Task BAM: می‌توانید وضعیت فعلی کارها را از نظر درصد پیشرفت و لود کار بررسی نمایید.
- Resources Monitor (نظارت بر منابع): امکان تجزیه و تحلیل میزان کار فعلی و عملکرد کاربران نهایی و تیم‌های کاری را می‌دهد.
- تجزیه و تحلیل فرآیند پنج نوع گزارش ارائه می‌دهد:
- سایکل تایم: سایکل تایم موارد بسته شده را برای یک فرآیند معین تجزیه و تحلیل می‌کند.
- Duration Histogram: خلاصه ای از اینکه موارد بسته شده چند روز زمان برده‌اند ارائه می‌دهد.
- Process Activity: نسبت کارایی موارد بسته شده را در مقابل موارد ایجاد شده اندازه گیری می‌کند.
- Activation Ranking: تعداد نمونه‌ها (موارد ایجاد شده) را برای هر فرآیند موجود در پروژه مقایسه می‌نماید.
- Frequent paths: مسیرهایی را که بیش از همه در یک فرآیند خاص طی شده‌اند شناسایی می‌کند.
- سنسورها
- زمان و تعداد پرونده‌های بین هر دو وظیفه در یک فرآیند
- تعداد فعال سازی‌های یک وظیفه خاص
- توافقات سطوح خدمت یا مقایسه SLA
- My Report (گزارشهای من)
- در گزینه My Reports امکان دسترسی به گزارشهای ذخیره شده وجود دارد. به یاد داشته باشید که گزارشهای ذخیره شده فقط برای کاربری که آنها را ایجاد کرده قابل مشاهده هستند.
با این مقایسه مشخص است که در نرم افزار Bizagi شما به تمام گزاشات فرایندی دسترسی دارید و پروسس میکر در این زمینه بسیار ضعیف عمل کرده است.