یک نقشه فرآیندی به صورت تصویری، آنچه را که در یک فرآیند کسب و کار اتفاق می‌افتد را توصیف می‌کند. نقشه برداری فرآیند شامل تعریف مشخص گام‌های مربوط به فرآیند، تعیین مسئولیت‌ها و نتایج مورد انتظار برای ایجاد مجموعه ای از مراحل است که برای رسیدن به نتیجه نهایی کار می‌کنند.
حقیقتا به معنای واقعی کلمه یک نقشه است که شما را در کشف فرآیند کسب و کار، شناسایی داده‌ها، فعالیت‌ها، مطالب و افراد درگیر در کارها راهنمایی می‌کند.
چرا من باید نقشه یک فرایند را ترسیم کنم؟
نقشه برداری فرایند یک تمرین کاربردی برای آگاهی از آنچه به طور دقیق در یک فرآیند اتفاق می افتد است و درک بسیار خوبی از وضعیت فعلی سازمان به شما می‌دهد. نقشه برداری از توالی خطی فعالیت‌هایی که یک فرآیند کسب و کار را شکل می‌دهند، به شناسایی گلوگاه‌ها یا کارهای اضافی که در یک فرآیند انجام می‌شود کمک می‌کند. داشتن یک نمای بصری از این امر، توضیح وضعیت فعلی سازمان و تغییرات جدید و آتی را برای کاربران آسان‌تر می کند.
به عنوان مثال، می‌توانید فرآیند حمل و نقل کارمندان جدید را ترسیم کنید تا بررسی شود که همه افراد مربوطه مطلع هستند و تمامی تجهیزات لازم برای اولین روز کاری‌شان فراهم است. دیدن کلیه مراحل بیان شده فرصتی برای ساده‌سازی فرآیند و کارآیی هرچه بیشتر آن فراهم می‌کند.
مزایای نقشه برداری فرآیند چیست؟
درک فرآیندها – برقراری ارتباط بصری با یک فرایند کسب و کار به توضیح فرآیند برای سایر کاربران کمک می‌کند.
اطمینان از انطباق – فرایندهای ترسیم شده به صورت بصری نشان می‌دهند که تمام نیازهای لازم را برآورده می‌کنید و به ساده سازی و استانداردسازی هر چه بیشتر فرایندها برای رعایت دقیق قوانین کمک می‌نمایید.
کشف و از بین بردن کارهای اضافه – می‌توانید مراحل غیرضروری را در فرآیندهای خود شناسایی کرده تا فرآیند کارآمد و ممکن شود.
کمک به حل مسئله – یک نمودار بصری مفید و قابل اجرا، به تصمیم گیری و شناسایی راه حل ها کمک می کند.
مستندسازی فرآیند – توضیحات دقیق نحوه کار فرآیندها را خواهیم داشت.
چگونه از نقشه برداری فرآیند در مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) استفاده می‌شود؟
بر اساس تعریف گارتنر، BPM طیف وسیعی از فعالیت‌ها و روش‌ها را برای کشف، مدل سازی، تجزیه و تحلیل، اندازه‌گیری، بهبود و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار را پوشش می‌دهد. نقشه برداری فرایند از اجزای مهم BPM است زیرا در حین کشف عنصر، نقشه‌های فرآیند تجسم خوبی برای نشان دادن چگونگی هدایت وظایف از یکی به دیگری برای رسیدن به محصول نهایی به ما می‌دهند.
فرآیندها را بعدا می‌توان مدلسازی کرد – رویکردی پویاتر و چابک‌تر که فرایندها را در متن کل سازمان قرار می‌دهد و از چرخه‌های عمر فرآیند و بهبود مستمر پشتیبانی می‌کند.
نمونه هایی از نقشه برداری فرآیند
هتل‌ها و کازینوهای زنجیره‌ای – هتل 5 ستاره این توانایی را دارد که طبقه کازینو خود را در اختیار مشتریان قرار دهد تا آنها را مجاب به بازی بیشتر کند، اما این امر برای اطمینان از انطباق با مقررات نیاز به بررسی دقیق دارد. این فرآیند قبل از اینکه با سیستم‌های کازینو یکپارچه شود، امکان گزارش با یک کلیک به ما بدهد و شرایط بررسی‌های امنیتی را فراهم کند، نقشه فرایندی آن برای ایجاد شفافیت کامل ترسیم شده است.
سازمان حمل و نقل جهانی – سازمان حمل و نقل فرایندهای بخش مالی خود را برای شناسایی گلوگاه‌ها ترسیم می‌کند. اینکار موجب شفافیت امور می‌شود و به آنها این امکان را می‌دهد که وظایفی که امکان خودکارسازی دارند را شناسایی کرده و بهره وری را افزایش دهند. آنها اکنون 95٪ خودکارسازی در فرایند صورتحساب مالیات بر ارزش افزوده دارند و حجم روزانه 2500 محموله را انجام می دهند.
ارائه دهنده خدمات بهداشتی – یک مرکز سلامت لازم است تا کارت‌های هوشمند کارکنان خود را به گونه‌ای فراهم کند که در بستری امن به اطلاعات بیمار دسترسی داشته باشند. راهکار جدید در کمتر از چهار هفته نقشه برداری، آزمایش و اجرا شد. اکنون کارت‌ها در کمتر از 2 هفته برای کارکنان جدید صادر می‌شود، در حالی که پیش از این 6 هفته طول می‌کشید.
آیا به نرم افزار نقشه برداری فرایند نیاز دارم؟
نرم افزار نقشه برداری فرایند روشی موثر جهت ثبت دیجیتالی فرایندهای کسب و کار است. استفاده از نرم افزار به این معنی است که شما می توانید هنگام ترسیم نقشه فرایندی خود، از ویژگی‌های بصری مانند کشیدن و رها کردن استفاده کنید.
نرم افزار Bizagi Modeler که میلیون‌ها کاربر در سراسر جهان دارد، به شما این امکان را می‌دهد که با استفاده از نوتیشن‌های زبان استاندارد BPMN مدل‌های فرآیندی را ایجاد و بهینه کنید.
بدون دیدگاه